Aufruf der Maske:
Anwendung - Dienstprogramme - Archivierung Belege
Eine Auflistung aller relevanten Firmenparameter für diese Maske erhalten Sie über die Tastenkombination <Alt+F1>. Wenn Sie Änderungen an den Einstellungen der Parameter vornehmen möchten erreichen Sie die Tabelle über Anwendung - Stammdaten – Parameter – Firmen-Parameter-Standard:
ARCHIV2 |
Neuanlage - Artikel (Artikelstamm, Schnellerfassungen, Anfrage, Angebot inkl. Import, Auftrag inkl. Import, Belastung, Bestellung, Musterstamm): |
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ARCHIV3 |
Belegnummer in Archivmandant suchen |
Belege in Archivmandanten: Über den Firmenparameter ARCHIV3 kann gesteuert werden, ob un in welchem Mandanten bei der Eingabe einer Belegnummer, die im aktuellen Mandanten nicht gefunden wird, geprüft wird, ob diese dort vorhanden ist. Diese Prüfung kann für Angebote, Aufträge, Lieferschiene und Betriebsaufträge aktiviert werden. |
ARCHIVIER1 |
Pfad für die Archivierungssoftware |
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ARCHIVIER2 |
automatisch zu archivierende Belegarten |
Der Firmenparameter ARCHIVIER2 kann so eingestellt werden (Einstellung 2), dass als Dateiname für die PDF bzw. TIF-Datei die Belegart, Belegnummer, Datum und Uhrzeit verwendet wird, wodurch bei einem Wiederholdruck immer wieder eine neue Datei erstellt wird und der Name im Gegensatz zur Einstellung 1 sprechend ist.
Man kann nun das Deckblatt der Zertifikatsverwaltung archivieren. Um das Deckblatt automatisch archivieren zu können, muss die 20. Stelle im alphanumerischen Wert2 des Firmenparameters ARCHIVIER2 auf 1 gestellt werden.
Zukünfitg kann über den Parameter ARCHIVIER2 an der 24. Stelle der automatische Archivdruck für Bestellanforderungen eingestellt werden. Außerdem bietet die Maske "Archiv" zusätzlich die Möglichkeit Bestellanforderungen im Stapel ins Archiv abzulegen. |
ARCHIVIER4 |
Dateinamensgebung für TIF/PDF-Dateien |
Der Archivdateiname setzt sich aus dem Reportnamen und der Lieferantennummer zusammen. |
ARCHIVIER5 |
Archivierung: TIF oder PDF oder DocuFrame |
Um mit Consolidate zu Archivieren ist es notwendig den Firmenparameter ARCHIVIER5 wie folgt einzustellen: |
ARCHIVIER7 |
Pfad für die Archivierungssoftware |
Dieser Parameter steuert, wo die zu archivierenden TIF/PDF-Dateien abgelegt werden sollen. Der Parameter ist nur relevant, wenn Sie das Archiviermodul installiert haben. Er überschreibt die Einstellungen von Parameter ARCHIVIER1. |
ARCHIVIER8 |
Welche Druckziele sollen archiviert werden |
Für die Arbeit mit Consolidate empfehlen wir den Parameter ARCHIVIER8 wie folgt einzustellen: m.repbut = 1 (da Mails und Faxe bereits automatisch in Consolidate abgelegt wurden müssen diese Dokumente nicht nochmals archiviert werden). |
ARCHIVIERA |
Zusatzarchivierung - Dateinamensvergabe |
Die Archivierfunktion kann zusätzlich zu den bestehenden Ablagemöglichkeiten ein 2. Duplikat des Belegs in eine andere Ablagestruktur speichern, um diese extern weiter zu verarbeiten. Hierzu sind die Parameter ARCHIVIERA und ARCHIVIER9 einzustellen. Dies ist bereits für die Belegarten Angebotsdruck, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung implementiert.
Die Konfiguration der Schnittstelle sollte in enger Absprache mit der majesty GmbH-Hotline vorgenommen werden. |
ARCHIVIERB |
Zusatzarchivierung: TIF, PDF o. DocuFrame |
Zusatzarchivierung von Belegen: Der neue Firmenparameter ARCHIVIERB steuert für die Zusatzarchivierung (Firmenparameter ARCHIVIER9 und ARCHIVIERA), ob eine TIF, PDF oder DocuFrame-Datei erstellt werden soll. Er ist das Pendant zum Parameter ARCHIVIER5 für den ersten Archiviervorgang. Auf diese Weise ist es nun z.B. möglich, eine erste Archivierung im DocuFrame-Format und eine Folgearchivierung im PDF-Format durchzuführen. |
ARCHIVIERC |
Pfade für die Archivierungssoftware |
Archivierung von Belegen (Schnittstelle Archiviersystem): Über den Parameter ARCHIVIERC ist es möglich, alle Reporte im Hintergrund archivieren zu können. Die bisherigen Einstellungen aus den Parametern ARCHIVIER2 und ARCHIVIER7 sind weiterhin relevant. Der Parameter ARCHIVIERC ist nur für Belege relevant, die bisher nicht automatisch archiviert werden konnten. |
Vorgehensweise/Ablauf:
Hinweise zur Menübedienung bzw. zu den Funktionstasten lesen Sie bitte unter diesen Online-Themen nach.
Wenn Sie den Cursor in eines der Felder der Maske setzen wird Ihnen am unteren Bildschirmrand zu jedem Feld eine kurze Erklärung angezeigt, welche Informationen hier hinterlegt werden sollen.
Dieses Programm dient der Erstellung von Archivdateien für die wichtigsten Belegarten, die dann ins Archivsystem übernommen werden.
Geben Sie über die von/bis-Felder an, welche Belege archiviert werden sollen. Archivieren können Sie von/bis Datum
* letzte Angebotsänderung,
* letzte Auftragsänderung,
* letzte Lieferungsänderung,
* letzte Rechnungsänderung,
* letzte Anfragenänderung,
* letzte Bestelländerung,
* letzte Belastungsänderung,
* letzte Belastungsanforderung.
Starten Sie die Archivierung über den Button „Ausdruck starten".
Für die Archivierung von Belegen gibt es verschiedene Schnittstellen zu den Programmen ELO, Easy und Habel. Bitte setzen sie sich hierzu mit unserer Hotline in Verbindung!
Besonderheiten:
- Wird in der Bestell-Schnellbearbeitung die Archivnummer eingetragen, so wird das Änderungsdatum der Bestellung aktualisiert, damit bei einem Archivier-Stapellauf dieser Beleg noch einmal neu ins Archiv übergeben wird.
- Es ist möglich über ein Zusatzprogramm nur Belege an die Archiv-Software zu übergeben, die nicht schon einmal übergeben wurden.
- Ab der Version 25.6 von Majesty ist es möglich das Chargenzertifikat automatisch zu archivieren.
- Ab der Version 26.0 von Majesty haben Sie die Möglichkeit das Archivsystem DocuFrame anzubinden und Belege wie z.B. Rechnungen direkt dort abzulegen.
- Es ist möglich den Einzeldruck von Betriebsauftragslaufkarten an ein Archivsystem zu übergeben. Dies funktioniert nicht bei im Stapel gedruckten Laufkarten!
- Ab der Version 27.4 von Majesty gibt es eine neue ELO Archivschnittstelle. Diese muss individuell eingerichtet werden. Bitte wenden Sie sich hierfür an unsere Hotline.
- Weitere Archivschnittstelle HABEL.
- Archivschnittstelle für Consolidate:
Um mit Consolidate zu Archivieren ist es notwendig den Firmenparameter ARCHIVIER5 anzupassen. Zusätzlich muss im Firmenparameter ARCHIVIER2 eingestellt werden, welche Belege automatisch archiviert werden sollen.
Für die Arbeit mit Consolidate empfehlen wir den Parameter ARCHIVIER8 wie folgt einzustellen: m.repbut = 1 (da Mails und Faxe bereits automatisch in Consolidate abgelegt wurden müssen diese Dokumente nicht nochmals archiviert werden).
Für die erstmalige Übergabe der Altdaten empfehlen wir das Modul "Anwendung - Dienstprogramme - Archivierung Belege".
Warnung: Das Modul kann sehr lange brauchen um z.B. alle Rechnungen der letzten 10 Jahre zu archivieren!
Archivierung - PDF-Erzeugung:
Wird ein Beleg archiviert, so wird eine Logdatei geschrieben. Dort kann nachgeschaut werden, ob ein Beleg auch wirklich erstellt wurde. Die Datei liegt im Hauptverzeichnis von Majesty und heißt ARCHIVLOG_+ aktuelles Jahr (ARCHIVLOG_2019).
Automatik-Archivierung:
Wird z.B. ein Lieferschein per E-Mail gedruckt, aber dieser Druck per ESC abgebrochen, so erscheint, falls die Automatik-Archivierung aktiv ist, eine Frage, ob doch die Archivierung durchgeführt werden soll. So wird sichergestellt, dass jeder Beleg im Archivsystem vorhanden ist.
Links:
02/2023