Aufruf der Maske:
Datei - Terminplaner (<Strg+F12>)
Anwendung - Dienstprogramme - Terminplaner (<Strg+F12>)
Vorgehensweise/Ablauf:
Hinweise zur Menübedienung bzw. zu den Funktionstasten lesen Sie bitte unter diesen Online-Themen nach.
Wenn Sie den Cursor in eines der Felder der Maske setzen wird Ihnen am unteren Bildschirmrand zu jedem Feld eine kurze Erklärung angezeigt, welche Informationen hier hinterlegt werden sollen.
Dieses Programm ermöglicht Ihnen eine optimale Verwaltung Ihrer Termine pro Mitarbeiter mit Kunden- und/oder Lieferantenzuordnung.
Bei Feldern, die mit einer Lupe versehen sind, können Sie die Daten auch über <F12> oder die Lupenfunktion aus den zugehörigen Datenbanken einlesen.
Termin-Datum: Tagesdatum, an dem Termine eingetragen werden sollen.
Button "Heute": Wechsel zum Tagesdatum.
Auswahlmöglichkeit des Tages: über den Pfeil-nach-unten öffnet sich eine Auswahl, in der Sie den Tag wählen können, für den Termine eingetragen werden sollen.
Kalenderauswahl rechts:
Auf der rechten Seite der Maske steht Ihnen ein Kalender zur Verfügung. Wählen Sie Monat und Jahr aus und durch klicken auf das gewünschte Datum wird dieses automatisch ins Feld "Termin-Datum" übernommen.
Im Terminkalender werden die Feiertage rot angezeigt, Tage, an denen ein Termin eingetragen ist, werden blau angezeigt.
Mitarbeiter: Personalsuchbegriff bzw- -nummer aus dem Personalstamm, Info mit <F12> möglich.
Uhrzeit: Anfangs- und Ende-Uhrzeit des Termins, Uhrzeit im Format hh:mm.
Tätigkeitsdauer: Dauer der Tätigkeit in Dezimalstunden, wird aus der angegebenen Uhrzeit von/bis errechnet.
Checkbox "Option": ankreuzen, wenn der Termin noch optional/unsicher ist.
Checkbox "OK": ankreuzen, wenn der Termin von allen Beteiligten bestätigt wurde.
Vorgang: Beschreibung des Termins/Vorgangs beliebiger Länge.
Zu jedem Termin hinterlegen Sie im Feld "Vorgang" eine nähere Beschreibung des Termins/Vorganges. Bei diesem Feld handelt es sich um ein Memofeld, d.h. Sie können Text in beliebiger Länge eintragen und über einen Doppelklick mit der linken Maustaste in das Feld wird das Fenster gezoomt, sodass Sie mehr Text überblicken können. In dem gezoomten Fenster können Sie auch mit der Tab-Taste arbeiten und Text tabellarisch eingeben.
Job-Nummer: Jobnummer, auf den sich dieser Termin bezieht.
Button "Neu": Quersprung in die Jobverwaltung, um einen neuen Job anzulegen.
Über den Button "Neu" gelangen Sie direkt in die Maske der Jobverwaltung und können einen neuen Datensatz anlegen oder einen bestehenden nochmals aufrufen und ergänzen/korrigieren.
Button "Info": Job-Infotext anzeigen.
Thema: Thema es Jobs, falls eine Job-Nummer angegeben wurde.
Kunde/Lieferant/Adresse - jedem Termin kann ein Kunde, ein Lieferant und/oder eine Adresse aus der Adresskartei zugeordnet werden. Die Daten können Sie auch hier direkt eingeben oder über <F12> oder die Lupe aus der jeweiligen Datei einlesen. In jeder Zeile finden Sie auch hier den Button "Info", der den jeweiligen Bemerkungstext anzeigt. Die in den Stammdaten hinterlegte Telefonnummer wird ebenfalls angezeigt. Bei der Kundeninformation können Sie über den Button 
die Kunden-Ansprechpartner-Datei tabellarisch auflisten lassen.
Button "Info": Kunden/Lieferanten/Adress-Infotext anzeigen bzw. bearbeiten.
Beteiligte Personen/Studio oder Labor, Info mit <F12>.
Mit wie vielen Personen und in welchen Räumlichkeiten Ihre Besprechung stattfindet, können Sie in den acht Feldern, die ihnen zur Verfügung stehen, eingeben. Sollte auch hier evtl. eine Terminüberlappung mit einer beteiligten Person stattfinden, wird vom System ebenfalls gewarnt und Sie können Ihre Eingabe korrigieren.
Sind alle notwendigen Informationen zum Termin hinterlegt wird der Datensatz wie gewohnt mit <F2> oder über das Diskettensymbol abgespeichert. Vor dem Speichern wird geprüft, ob die Felder Kundensuchbegriff und Vorgang gefüllt sind. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine Abfrage, ob der Satz trotzdem gespeichert werden soll.
Bei jeder der bis zu acht angegebenen beteiligten Personen, findet durch Speichern mit <F2> ebenfalls ein Eintrag in deren Terminplan statt. Bitte bedenken Sie, dass nur Personen zugelassen sind, die auch im Personalstamm hinterlegt wurden. Sie können auch Geräte, Räume usw. wie Personen im Personalstamm hinterlegen.
Wird für einen Mitarbeiter ein Termin eingetragen, bei dem es zu Terminüberlappung mit einem bereits eingetragen Termin kommt, wird vom System eine Statusmeldung angezeigt, in der der bereits vorhandene Termin angezeigt wird und eine Korrektur der Eingabe verlangt wird.
Zusätzliche Funktionen erhalten Sie über das Kontext-Menü "Extras":
* 1: JOB-Info anzeigen:
* 2: JOB-Equipment anzeigen:
* 3: JOB-Location anzeigen: zeigt in einem Memofeld den Job-Infotext/Equipment bzw. -Location an.
* 4: Kunden-Info anzeigen: zeigt den im Kundenstamm hinterlegten Bemerkungstext an,
* 5: Lieferanten-Info anzeigen: zeigt den im Lieferantenstamm hinterlegten Bemerkungstext an,
* 6: Adress-Info anzeigen: zeigt den im Adressstamm hinterlegten Bemerkungstext an,
* Termin in Datum und Zeit ändern: Datum und Zeit eines bereits gespeicherten Termins können so geändert werden,
* Serie aus Termin erstellen: trägt den gleichen Termin in einem Zeitraum von/bis im Kalender ein,
* Urlaubseintragung: Hier wird in der Maske der Name des Mitarbeiters eingegeben, sowie das von/bis Datum. Betätigen Sie die Schaltfläche "Urlaub eintragen", wird der Eintrag vom System gespeichert. Sollte aber im angegebenen Zeitraum ein Urlaubseintrag nicht möglich sein, weil die angegebene Person bereits einen Termin hat, erhalten Sie eine Meldung und Sie können Ihre Eingaben korrigieren. Pro Urlaubstag wird ein Terminsatz für die Person im Kalender abgestellt. Nachträgliches Löschen von Urlaub ist nur durch Löschen einzelner Tage möglich.
Der Parameter URLKALEND steuert, ob eine Urlaubseintragung im PZE-Bereich auch in das Modul "Terminplaner" als Eintrag übernommen wird.
* Urlaubsplan drucken: Benötigen Sie einen Urlaubsplan für eine einzelne oder alle Personen, können Sie diesen hier drucken. In dieser Maske können Sie den Zeitraum für die benötigte Liste selektieren. Durch betätigen der Schaltfläche "Ausdruck starten", erscheint eine Maske, in der Sie das Druckziel (Drucker, Bildschirm, Fax) festlegen können.
* Feiertage festlegen: Sie gelangen direkt in die Feiertags-Tabelle (unter "Anwendung - Stammdaten - Fertigung/QS/KORE" und können Feiertage neu festlegen.
* Löschen alter Termine: In dieser Maske können Sie Ihre Eingaben ebenfalls selektieren. Bleibt das Feld Mitarbeiter leer, gelten die Eingaben für alle Mitarbeiter. Soll der Termin für einen bestimmten Mitarbeiter gelöscht werden, geben Sie den Suchbegriff ein. Den Zeitraum ab dem Termine gelöscht werden sollen, können Sie in den Feldern löschen von/bis angeben. Ob der Urlaub für angegebenen Mitarbeiter ebenfalls gelöscht wird, bestimmen Sie durch ankreuzen des Feldes "Urlaub auch löschen". Über die Schaltfläche "Löschen starten", erhalten Sie eine Meldung wie viele Termine gelöscht wurden.
* Kapazitätspläne: Um Ihre Zeit optimal zu nutzen können Kapazitätspläne (Tages-, Wochen- und Monatspläne) ausgedruckt werden. Kapazitätspläne dienen der Ermittlung, welche Person wann noch "Platz" für Termine hat.
* Tagesplan drucken: druckt alle Termineinträge eines Tages oder eines eingegebenen Zeitraumes auf das gewünschte Druckziel,
* Wochenplan drucken: Druck der Termine der aktuellen Woche.
* Monatsplan drucken: Druck der Termine des aktuellen Monats.
Druckmöglichkeiten:
Über <Strg+D>, das Druckersymbol in der Symbolleiste oder den Button "Ausdruck starten" können Sie die Liste auf das gewünschte Druckziel ausdrucken.
Sie gelangen in eine neue Maske, in der Sie die Selektionsbedingungen für eine Termin-Liste eingeben können. Alle Bedingungen sind UND-verknüpft.
* von/bis Termin-Datum,
* von/bis Erledigen-Datum,
* von/bis Job-Nummer,
* für einen bestimmten Kunden,
* für einen Lieferanten,
* für einen Mitarbeiter,
* für einen Verantwortlichen,
* für einen Vertreter,
* für ein Thema,
* für einen Vorgang,
* für eine Artikelnummer,
* für einen Typ.
Sortiermöglichkeiten für die Terminliste sind
* sortiert innerhalb Job nach Datum und Uhrzeit,
* sortiert innerhalb Kunde nach Datum und Uhrzeit,
* sortiert innerhalb Mitarbeiter nach Datum und Uhrzeit.
Es stehen fünf verschiedene Formularvarianten zur Verfügung, die Sie individuell gestalten können.
Über den Button "OK" wird der Druck gestartet, wählen Sie anschließend noch das gewünschte Druckziel aus.
Besonderheiten:
Hotline-Erfassungssystem:
Optional kann das Modul "Terminplaner" auch als Hotline-Erfassungssystem eingesetzt werden. Für supportintensive Unternehmen ist dies eine einfache Möglichkeit, Telefonate mit Ihrer Zeit zu erfassen und Kosten pro Kunde zu ermitteln. Setzen Sie sich für nähere Informationen bitte mit der Hotline in Verbindung!
Hier stehen zwei Parameter HOTLINE1 und HOTINE2 zur Verfügung, über die Sie die freie Textbelegung der Checkboxen und der Zeitfelder steuern können. Über die <F10> Tabelle werden hier alle offenen Termine bis zum eingegebenen Datum angezeigt, nicht nur die Termine des aktuellen Tages.
Ab der Version 26.1 steht hier auch die Funktion "Duplizierung" über das Dupliziersymbol zur Verfügung. Einträge können dupliziert werden und z. B. auf eine weitere Person übertragen werden.
Strategische Kapazitätsplanung:
Im oberen Bereich kann als Darstellungsoption zwischen "Jahr/Monat" und neu nach "KW" gewählt werden, wobei bei der Darstellung nach KW auch die aktuelle KW angezeigt wird.
In der Tabelle für die Kostenstellen kann über die Spalte "Kürzel" die Kostenstellennummer und über die Spalte "RueckstandStunden" der Kapazitätsrückstand angezeigt werden, wobei der Rückstand keine kommissionierte Rahmen betrachtet.
Links:
01/2023