Index > Statistikexport ins EXCEL-Format

Da ein Diagramm logischerweise eine erheblich stärkere Aussagekraft besitzt als bloße Zahlenreihen, nachstehend eine Anleitung für Majesty-Anwender, die Auswertung ihrer Statistik-Daten in Form einer graphischen Darstellung zu Papier zu bringen. Voraussetzung dafür ist das Vorhandensein eines Graphik-Software- bzw. Tabellenkalkulations-Programms, wie beispielsweise EXCEL mit dem Zubehörprogramm QUERY, mit welchem nun das Erstellen eines solchen Diagramms beschrieben werden soll:

EXCEL

A) Daten aus Majesty bzw. von Diskette importieren

a) Über Menü „Daten + Daten importieren" ins QUERY-Programm wechseln

QUERY

b )Als Datenquelle „FoxPro-Dateien verwenden"

c) Über Maske „Tabellen hinzufügen" im Verzeichnis Majesty/dbfs.00x bzw.

auf Diskette Datei „statist.dbf" auswählen, hinzufügen und schließen

d )Im Fenster „Abfrage" gewünschte Spalten durch Doppelklick auswählen

Beispiel: ARTNR / KDNR / NETTO / POSNR / RECHDAT

B) Kriterienauswahl

a) Über Menü „Kriterien + Kriterien hinzufügen ..." in Maske

Feld:

Operator:

Wert:

entsprechende Kriterien auswählen und hinzufügen

Beispiel: POSNR / ist größer oder gleich / 1

b) Für weitere Selektionen Vorgang wiederholen

Beispiel: KDNR / ist größer oder gleich / 10000

KDNR / ist kleiner oder gleich / 15000 etc.

c )Maske schließen.

C) Daten an Excel zurückgeben

Über Menü „Datei + Daten an EXCEL zurückgeben"

und anschließend in Maske „Daten importieren"

a) „Abfragedefinition beibehalten" markieren

b) „Feldnahmen einschließen" markieren und Maske mit OK schließen.

EXCEL

c) Alle Spalten bis auf Spalte RECHDAT und NETTO einzeln markieren und

Zellen löschen mit ALT+B+Z oder über Menü „Bearbeiten+Zellen löschen"

d) Datei NULL.XLS im Verzeichnis Majesty öffnen, mit STRG+SHIFT+Cursor-

taste ab+rechts markieren und mit STRG+C in die Zwischenablage kopieren

(Die Datei NULL.XLS enthält Null-Werte für Monate ohne Umsatz und ist

für die Jahre 1993-95 angelegt, für andere Zeiträume sind die Jahreszahlen

über das Menü „Bearbeiten + Ersetzen ..." austauschbar.)

e )Datei NULL.XLS schließen, die Zwischenablage bleibt erhalten!

f) Von Zelle A1 aus mit „Strg+Cursortaste ab" ans Ende der Spalte A gehen und eine Zelle darunter mit „Strg+V" die Daten aus Zwischenablage einfügen

g) Spalte „Netto" markieren und über „Format + Zellen" Zahl = 0,00 einstellen

h) Spalte RECHDAT markieren und über Menü „Daten" aufsteigend sortieren

i) Über Menü „Format+Zellen ..." Spalte RECHDAT ändern auf Datums-

format MM. (Punkt nach MM muss bleiben!)

EXCEL

D) Teilergebnisse erzeugen

a) Alle Felder ab Zelle A1 markieren (Strg+Shift+Cursortasten ab+rechts)

b) Über Menü „Daten+Teilergebnisse ..."

Auswahl in Maske „Teilergebnisse":

Gruppieren nach ...

Unter Verwendung von ...

Bezogen auf ...

Beispiel: RECHDAT / SUMME / NETTO

(Die übrigen Einstellungen sind ohne Bedeutung.)

c) Mit OK bestätigen

d) Über Menü „Datei neu" neues Dokument (Mappe 2) anlegen

e) In Zeile 1, Spalte A usw. Spaltenköpfe für Teilabschnitte anlegen

Beispiel: NETTO 1993 / NETTO 1994 / NETTO 1995

und anschließend Zelle A2 markieren durch Anklicken

f) Über Menü „Fenster" zur Mappe 1 „Teilergebnisse" zurückwechseln

g) Teilergebnisse abrufen durch Klick auf die Ziffer (2) links vor der Spalte 1

h) NETTO-Spalte im 1. Teilabschnitt ohne Tabellenkopf markieren

Beispiel: Spalte NETTO von 01.Ergebnis bis 12.Ergebnis = 1 Jahrgang

i) Über Menü „Bearbeiten + Gehe zu ... + Inhalte" den Button „Nur sichtbare

Zeichen" aktivieren und mit OK bestätigen

k) Markierte Zellen über die Zwischenablage mit „Strg+C" kopieren und in „Datei+Neu" unter betr. Spaltenkopf (Zelle A2) mit „Strg+V" einfügen

l) Vor dem Einfügen weiterer Teilabschnitte jeweils zuvor die gewünschte

Einfügestelle (Zelle B2 ff) markieren (in die betreffende Zelle klicken)

m) Über Menü „Fenster" wieder zur Mappe „Teilergebnisse"zurückwechseln

n) 2. Teilabschnitt markieren und weiter wie unter h) – k) verfahren usw.

EXCEL

E) Diagramm erstellen

a) Betreffende Spalten inkl. Kopf markieren (mit Strg+Shift+Cursortasten)

b) Diagramm-Assistent aufrufen (betr. Symbol klicken, s. Symbolleiste)

c) Schritt 1:mit „Weiter"

Schritt 2:Diagramm auswählen (z.B. Säulen oder 3-D-Säulen)

Schritt 3:Darstellungsform auswählen

Schritt 4:Datenreihe = „Spalten" aktivieren

(Mit Scroll-Pfeilen beste Darstellung auswählen

Schritt 5:Legenden: ja

Diagrammtitel: eintragen (z.B. NETTOUMSATZ 1993-1995)

Achse X: Legende eintragen (z.B. Monat)

Achse Y: Legende eintragen (z.B. Umsatz in Euro)

ENDE

d) Diagramm durch Klick markieren und über Menü „Bearbeiten"

Ausschneiden (in die Zwischenablage ablegen)

e) Über Tabellenfuß „Tabelle 2" aktivieren, eine Zelle markieren und

Diagramm aus Zwischenablage über Menü „Bearbeiten" Einfügen

f) Tabelle durch Verschieben an die gewünschte Position und durch

Ziehen an den Punkten auf gewünschte Größe bringen

(Evtl.„Date i+ Seite einrichten ..." auf Querformat umstellen und

über Seitenansicht kontrollieren.)

h)Abspeichern des Dokuments unter neuem Namen (z.B. Kundenname).

EXCEL

F) Dateien-Verknüpfung und Duplizierung

Um das angelegte Diagramm nicht für jeden Kunden bzw. Zeitraum neu anlegen zu müssen, kann die Tabelle 1 überschrieben und somit dupliziert werden. Das Diagramm in Tabelle 2 wird den neuen Daten automatisch angepasst. Dies gilt für Datenkorrekturen innerhalb der Tabelle 1 ebenso, wie für Überschreibungen mit neuen Jahrgangsdaten. Bei jeder Duplizierung ist das Dokument - bestehend aus Tabelle 1 + 2 - unter neuem Namen zu speichern. Zur Duplizierung wird wie unter Punkt Aa) bis Dc) vorgegangen. Anschließend wird jedoch nicht wie unter Dd)-De) beschrieben eine neue Datei angelegt, sondern das zu überschreibende Dokument - Tabelle 1 - geöffnet. Der weitere Vorgang bleibt wie unter D)f) usw. beschrieben, mit dem Unterschied, dass nun durch den Befehl „Einfügen" die bereits bestehenden Spalten mit den neuen Zahlen überschrieben werden. Das Diagramm in Tabelle 2 passt sich den neuen Daten automatisch an.

Majesty

G) Datenübergabe durch Zusatzprogramm in Majesty

Über das Menü „Statistiken"+„Übergabe Graphiksoftware" besteht die Möglichkeit der Übernahme von ausgewählten Statistikdaten in ein für externe Graphiksoftware-Programme lesbares Datenformat. Es besteht die Wahl, die Daten in das EXCEL-, LOTUS- oder FOXPRO-Format zu exportieren. Mit diesem Programm werden Dateien mit Umsatzzahlen für Kunden und Lieferanten sowie mit Auftragseingangs-Daten erzeugt und unter beliebigem Namen in einem frei wählbaren Verzeichnis abgelegt. Anschließend können die Daten beispielsweise wie zuvor beschrieben in Diagrammform dargestellt werden.