Aufruf der Maske:
Anwendung - Stammdaten - Artikelstamm - Mengeneinheit auf dem Reiter "Bez./Preise" ändern
Vorgehensweise/Ablauf:
Hinweise zur Menübedienung bzw. zu den Funktionstasten lesen Sie bitte unter diesen Online-Themen nach.
Wenn Sie den Cursor in eines der Felder der Maske setzen wird Ihnen am unteren Bildschirmrand zu jedem Feld eine kurze Erklärung angezeigt, welche Informationen hier hinterlegt werden sollen.
Wenn in Artikelstamm die Mengeneinheit auf Seite 1 geändert wird, hat dies Auswirkungen auf verschiedene Tabellen, in denen auch Mengeneinheiten zu diesem Artikel gespeichert sind.
Beispiel:
Ein Artikel war bisher in der Mengeneinheit m angelegt und wird nun auf die Einheit cm geändert. Ein ähnliches Beispiel wäre die Änderung von Stück auf Packung oder von kg auf g.
In Majesty gilt die Artikelstamm-Mengeneinheit als Mengeneinheit für den Verkauf UND gleichzeitig als Mengeneinheit für den Lagerbestand.
Lediglich für den Einkauf kann eine abweichende Mengeneinheit in der Lieferantenzuordnung definiert werden, wobei dort der Umrechnungsfaktor von der Lieferantenmengeneinheit zur Lagermengeneinheit anzugeben ist.
WICHTIG: Mit Majesty ist es aktuell nicht möglich, zwischen der Lager- und der Verkaufsmengeneinheit zu unterscheiden. Der Artikel muss also immer so ans Lager gelegt werden, wie er auch verkauft wird.
In folgenden Tabellen werden Mengen mit zugehöriger Mengeneinheit gespeichert:
Artikelstamm (ARTST)
Lieferantenzuordnung (ARTLIEF)
Angebotspositionen (ANGPO)
Auftragspositionen (AUFPO)
Lieferungspositionen (LIEFPO)
Anfragepositionen (ANFPO)
Bestellpositionen (BESTPO)
Belastungsanzeigen (BELAPO)
Bestellanforderungen (BANFKO)
Wareneingänge (BEMELD)
Kalkulationen (KALKULAT)
In folgenden Tabellen werden Mengen ohne zugehörige Mengeneinheit gespeichert:
Verkaufsstatistik (STATIST)
Auftragseingangsstatistik (AUFSTAT)
Bestellstatistik (BESTSTAT)
Lagerhistorie (LAGHIST)
Lager (LAGER)
Auftragsänderungslogbuch (AUFEND)
Bestelländerungslogbuch (BESTAEND)
Handelsstücklisten (SETPO)
Produktionsstücklisten (STULIPO)
Verpackungsstücklisten (VSTULI)
Zubehörstücklisten (ZSTULI)
Reparaturen-/Reklamationen (REPARAT)
Betriebsaufträge (BETAUF)
Die Auflistung ist nicht vollständig, es wurden nur die wichtigsten Tabellen genannt.
Bei allen Tabellen, in denen nur die Menge, nicht aber die Mengeneinheit gespeichert wird, geht Majesty davon aus, dass sich die Menge auf die Stamm-Mengeneinheit bezieht.
Ablauf bei der Änderung einer Mengeneinheit
Wenn im Artikelstamm eine Mengeneinheit geändert wird (z.B. von „m“ in „cm“), kommt folgende Abfrage:
Der Umrechnungsfaktor wird von Majesty vorgeschlagen, sofern die Umrechnung hinterlegt ist. Bei ungewöhnlichen Umrechnungen oder Schreibweisen der Einheiten kann Majesty keinen Vorschlag bringen. Bitte tragen Sie an dieser Stelle unbedingt die korrekte Umrechnung manuell ein!
Danach erscheint folgende Sicherheitsabfrage:
Bei Bestätigung mit Ja wird eine Umrechnung der Einheit in verschiedenen Tabellen durchgeführt.
Die Änderung wird mit einem Protokoll quittiert:
Folgendes geschieht bei der Umrechnung:
1. Das Feld „Letzter EK/HK“ im Artikelstamm wird auf die neue Einheit umgerechnet.
2. Der Lagerbestand, Inventurpreis brutto, Inventurpreis netto und das Feld Bewertung werden auf die neue Einheit umgerechnet.
3. Der Umrechnungsfaktor der Lieferantenzuordnung wird auf die neue Einheit umgerechnet, die Bestellmaßeinheit bleibt unverändert.
4. Die Mengenangaben in Produktionsstücklisten werden auf die neue Einheit umgerechnet.
5. Die Mengenangaben in Handelsstücklisten werden auf die neue Einheit umgerechnet.
6. Die Mengenangaben in Zubehörstücklisten werden auf die neue Einheit umgerechnet.
7. Die Mengenangaben in Verpackungsstücklisten werden auf die neue Einheit umgerechnet.
8. Der Umrechnungsfaktor der Wareneingänge wird auf die neue Einheit umgerechnet.
9. Die Menge der Bestellstatistik wird auf die neue Einheit umgerechnet (nur für Bestellungen, für die bereits ein Wareneingang gebucht wurde).
Einflussfaktoren, die eine Änderung verhindern können
Unter folgenden Bedingungen kann eine Umrechnung nicht stattfinden, Majesty bringt stattdessen eine Warnung und fragt, ob trotzdem umgestellt werden soll:
1. Es existieren offene Kundenauftragspositionen zu lagergeführten Artikeln.
2. Es existieren offene Lieferantenbestellpositionen zu lagergeführten Artikeln.
Wenn die Frage, ob trotz offener Belege umgestellt werden soll, mit "Ja" beantwortet wird, findet eine Umstellung der Belege zwar statt, die Lagerreservierungen bzw. Planzahlen stimmen danach aber nicht mehr und es kann später zu weiteren Problemen kommen. Eine Lagerneuermittlung ist zwingend notwendig!
Warum die Änderung einer Mengeneinheit kritisch ist:
majesty GmbH rät von der nachträglichen Änderung einer Mengeneinheit ab, wenn der Artikel bereits in Bewegungsdaten verwendet wurde (Angebote, Lieferungen, Wareneingänge, Reparaturen, Betriebsaufträge). Stattdessen sollte besser durch Duplizierung ein neuer Artikel mit der neuen Einheit angelegt werden ODER alternativ, falls der neue Artikel mit der neuen Mengeneinheit unter der alten Artikelnummer weitergeführt werden soll, über den Artikelnummernänderungsdienst die bisherige Artikelnummer in eine historische Artikelnummer geändert werden (z.B. aus 4711 wird ZZ4711) und danach ein Duplikat dieses Artikels angelegt werden und dort die Einheit auf die neue Einheit geändert werden.
Kritisch sind insbesondere folgende Faktoren hervorzuheben:
1. Statistiktabellen, wie die Verkaufsstatistik oder die Auftragseingangsstatistik, kennen keine Mengeneinheit und selbst wenn diese in der Tabelle gespeichert wäre, würde es keinen Sinn machen, Äpfel mit Birnen zu summieren. Aktuell ist es so, dass die Menge 10 vor der Änderung „10 m“ waren und nach der Änderung „10 cm“.
2. Das Gleiche gilt für die Lagerhistorie, die auch nicht angepasst wird, da diese nur eine Journalfunktion hat.
3. Eine Änderung der Mengeneinheit von z.B. Stück auf Packung ist auch bezüglich der GS1-Nummer (EAN) kritisch. Üblicherweise muss zwingend eine neue Nummer vergeben werden.
4. Es kommt zu massiven Problemen, wenn offene Bestellungen zum Zeitpunkt der Umrechnung existieren. In der Bestellposition ist im Falle einer abweichenden Bestellmaßeinheit der Umrechnungsfaktor auf die Lagermaßeinheit hinterlegt. Wurde zwischenzeitlich im Artikelstamm die Lagermaßeinheit geändert und wurde die Umrechnung in den offenen Bestellungen nicht MANUELL korrigiert, kommt es beim späteren Buchen von Wareneingängen zu falschen Umrechnungen. Es wird dann immer noch der historische Umrechnungsfaktor verwendet, der zum Zeitpunkt der Anlage von Bestellungen vorlag. Aus diesem Grund raten wir ganz dringend davon ab, Mengeneinheiten zu ändern, wenn noch offene Bestellungen existieren.
5. Sollten offene Betriebsaufträge existieren, wird dies aktuell nicht gemeldet. Da die Mengen in offenen Betriebsaufträgen bei einer Einheitsumstellung NICHT geändert werden, erfolgt die Fertigmeldung dann in der neuen Einheit, der Mengenvorschlag aber in der alten Einheit. Hier muss bei Eingabe der Zu- und Abgangsmengen aufgepasst werden!
6. Existierende Vorkalkulationen werden nicht verändert. Sollten diese zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden, empfiehlt es sich per „Daten neu einlesen“ alle Stammdaten neu einzulesen und die Kalkulation neu zu erstellen.
FAZIT:
Wir empfehlen, eine Mengeneinheit nur dann zu ändern, wenn es sich um einen Artikel handelt, bei dem noch keinerlei Bewegungsdaten existieren. In allen anderen Fällen duplizieren Sie den Artikel bitte und verwenden eine Artikelnummer für die alte Mengeneinheit und die andere Artikelnummer für die neue Mengeneinheit.
Links:
09/2019