Aufruf der Maske:
Button "E-Mail" in allen Druckmasken von Majesty
Eine Auflistung aller relevanten Firmenparameter für diese Maske erhalten Sie über die Tastenkombination <Alt+F1>. Wenn Sie Änderungen an den Einstellungen der Parameter vornehmen möchten erreichen Sie die Tabelle über Anwendung - Stammdaten – Parameter – Firmen-Parameter-Standard:
E-MAIL1 |
E-Mails sofort versenden |
Der Firmen-Parameter EMAIL1 steuert hierbei, ob E-Mails zunächst im Posteingang abgelegt werden und dann per Verschieben in den Postausgang versendet werden, oder ob diese generell sofort versendet werden sollen. Bestimmte E-Mail-Programme (z.B. Tobit/David) unterstützen die Ablage im Posteingang evtl. nicht. Werden Mails im Stapel versandt so wird dringend empfohlen, diese Mails zunächst im Posteingang anzulegen. Dies ermöglicht vor dem Versenden noch eine Kontrolle im Email-Programm. |
E-MAIL2 |
Funktionsweise der Mailbuttons |
Die E-Mail Buttons in allen Stammdaten erstellen ab der Majesty-Version 27.2 Standardemails mit einem vorbelegten Empfänger und der normalen Signatur. Über den Firmenparameter E-MAIL2 kann diese Funktion deaktiviert werden und die historische E-Mail Möglichkeit mit nicht wegklickbaren E-Mails ist wieder aktiv. |
E-MAIL3 |
Pausen zwischen E-Mail-Befehlen (MAPI) |
E-Mail-Versand aus Majesty: |
E-MAIL4 |
Signaturen und Versand über Outlook |
Wird Outlook als E-Mailclient verwendet, dann kann über den Parameter E-MAIL4 gesteuert werden, ob statt der Majesty-Signaturen die Outlook-Standardsignatur verwendet werden soll. Außerdem werden die erzeugten E-Mails dann im Ordner "Entwürfe" abgelegt, geöffnet und nicht sofort versendet.
Lieferanten- und Kunden-Kontaktentwicklung: Wenn der Parameter E-MAIL4 gesetzt ist, wird das Outlook-Automationsverfahren verwendet. Dieses Automationsverfahren wird nun für die Kontaktentwicklungen (Buttons "E-Mail" oder "E-Mail intern") auch bei Einstellung 0 unterstützt und der Text des Kontaktes entsprechend übernommen. Eine evtl. in Outlook hinterlegte Standardsignatur muss aufgrund einer Beschränkung von Outlook allerdings noch manuell eingefügt werden.
Bei gesetztem Firmen-Parameter E-MAIL4 und numerischer Wert = 2 wird die Outlook-Signatur gezogen, wenn in der Signatur-Tabelle von Majesty keine Signatur gefunden wird. |
E-MAIL5 |
E-Mail Versand direkt via SMTP |
Mailversand allgemein: Der Versand von E-Mails kann entweder über die Windows-MAPI Funktionalität, oder direkt über einen SMTP Server erfolgen.
Für einen Versand via SMTP Server muss der Firmenparameter E-MAIL5 korrekt eingestellt sein. Zudem gibt es die Möglichkeit, im Personalstamm abweichende Konfigurationsdaten pro Mitarbeiter zu hinterlegen.
SMTP E-Mail Versand: Die Prüfungen auf E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort im Personalstamm finden einzeln statt und nicht mehr im Kollektiv, so dass der E-Mail-Versand auch ohne SMTP-Authentifizierung funktioniert. |
E-MAIL6 |
Hinweis auf nicht vorhandene E-Mail-Adr. |
Bei gesetztem Firmenparameter E-MAIL6 erscheint ein Hinweis, wenn eine E-Mail auf Grund einer fehlenden E-Mail-Adresse nicht versendet werden konnte. |
E-MAIL7 |
Sondereinst.Office365/Exchange Server 2013 |
Dieser Parameter steuert Sondereinstellungen für den E-Mail-Versand mit Office365 und Exchange Server 2013. Der Parameter hat nur Auswirkung, wenn E-MAIL4 nicht gesetzt ist. Bitte setzen Sie den Parameter nur dann, wenn mit den Standard-Einstellungen bei der Darstellung der E-Mail-Adresse des Empfängers Probleme auftreten.
E-Mail-Versandlogik: Bei gesetztem Parameter E-MAIL7 wird nun bei der Übergabe der E-Mail-Adresse an Outlook "smtp:" als Präfix mitgegeben. Dadurch wird der E-Mail-Typ von Outlook wieder korrekt als SMTP erkannt. |
E-Mail8 |
Maximale Gesamtgröße der Anlagen |
Der neue Firmenparameter E-MAIL8 ermöglicht es eine maximale Gesamtgröße für die Dateianlagen der E-Mails festzulegen. Falls diese überschritten wird, erscheint ein Hinweis und der E-Mail Versand wird abgebrochen. |
ERRORMAIL |
E-Mail-Versand für kritische Fehler |
Dieser Parameter steuert, ob Majesty beim Start prüfen soll, ob kritische Netzwerk- oder Datenbankfehler aufgetreten sind und diese dann per E-Mail an einen oder mehrere IT-Administratoren versenden soll. |
MAILAGB |
Anhängen der AGBs an eine Email |
Außerdem ist es möglich, an eine automatisch generierte E-Mail ein weiteres Dokument anzuhängen (z.B. die Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Hierzu ist es notwendig den Parameter MAILAGB einzustellen. |
MAILDATEI |
Email Dateinamen ohne Sonderzeichen |
Über den Firmenparameter MAILDATEI lässt sich einstellen, ob die von Majesty erstellten Berichtsdateien Sonderzeichen enthalten dürfen oder nicht. |
MAILDRUCK1 |
Name 1 statt Suchbegriff bei Mailversand |
Über den Firmenparameter MAILDRUCK1 ist es möglich zu steuern, ob im Betreff einer E-Mail (z. B. beim Versand einer Auftragsbestätigung per E-Mail) der Suchbegriff oder der Name 1 des jeweiligen Geschäftspartners (Kunde, Lieferant oder Vertreter) steht.
Versand von E-Mails aus Majesty: Es gibt nun die Möglichkeit, beim Druck von Belegen in die E-Mail, für den Suchbegriff oder Name 1 mehr als 15 Zeichen in dem E-Mail-Betreff zu übergeben. Hierzu können Einstellungen im Parameter MAILDRUCK1 gemacht werden. |
Vorgehensweise/Ablauf:
Für das Versenden von Formularen per Mail aus Majesty benötigen Sie entweder Microsoft Outlook, Outlook Express oder David Professional.
Beim Versand der Mails aus Majesty erfolgt eine Prüfung von E-Mail-Adressen auf Gültigkeit. Fehlerhafte Belege, die nicht verschickt werden können, werden in einer Tabelle angezeigt.
Sie können sämtliche Formulare und Listen direkt aus Majesty per E-Mail an Interessenten, Kunden oder Lieferanten versenden.
Sie ersparen sich so den Ausdruck auf Papier. Die E-Mail-Adressen werden aus den jeweiligen Stammdaten gelesen und automatisch für den Versand geladen. Ebenso können mehrere Mails im Stapel versandt werden, z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen usw. Das System lädt hierbei die jeweilige E-Mailadresse direkt aus der Stammdatentabelle, ohne dass Sie diese dann jedes Mal bestätigen müssen.
Sie versenden Emails aus Majesty, indem in der Drucker-Auswahl-Maske der Radio-Button "E-Mail" markiert wird.
Beim Versenden eines einzelnen Mails wird in der darauffolgenden Maske die E-Mail-Adresse angezeigt und kann hier nochmal angepasst/korrigiert werden. Beim Stapelmail wird diese Maske nicht angezeigt. Majesty holt sich automatisch nach jedem Empfängerwechsel die Adresse aus den Stammdaten.
Ist keine Mailadresse in den Stammdaten hinterlegt, so wird diese Mail auch nicht versandt. Zur Kontrolle sollte anschließen ein Stapel-Erstausdruck per Fax oder auf den Drucker ausgeführt werden. Hier erscheinen dann alle Mails/Ausdrucke, bei denen keine Email-Adresse gefunden wurde.
Der Versand von E-Mails kann entweder über die Windows-MAPI Funktionalität, oder direkt über einen SMTP Server erfolgen.
Stapel-Emails sind in folgenden Programmen möglich:
* Angebote,
* Aufträge,
* Lieferungen und Rechnungen/Gutschriften,
* Anfragen,
* Bestellungen,
* Mahnungen an Kunden und Lieferanten.
In allen anderen Programmen wird kein Stapel-Email-Versand unterstützt, d. h. es findet nur eine einzige Abfrage und Anwahl einer Email-Adresse statt, an die dann die ganze Liste gesendet werden würde. Sollten Sie in anderen Programmen mehrere separate Listen versenden wollen, so müssen diese manuell auf die einzelnen Empfänger aufgeteilt werden!
Über "Anwendung - Stammdaten - Texttabellen" können über die verschiedenen Formulartexte der Name der beim E-Mail angehängten Datei und die Betreffzeile der Mail bereits festgelegt werden. Hierdurch ist es möglich, dass der Dateiname und die Betreffzeile in einer anderen Sprache verwendet werden.
E-Mail-Button in den Stammdaten-Masken:
Ist in der Signatur-Verwaltung von Majesty eine Standardsignatur eingestellt, wird diese auch bei E-Mails angehängt, die aus den Stammdaten erzeugt wurden.
Um weitere Informationen über dieses Modul zu erhalten, setzen Sie sich bitte mit unserer Hotline in Verbindung!
Tel.: 07424/95823-0
FAX: 07424/95823-29
email: support@majesty.de
Besonderheiten:
Im Firmenparameter ERRORMAIL können ab der Version 27.4 von Majesty E-Mail-Adressen hinterlegt werden, die im Falle eines kritischen Dateilesefehlers oder beim Start der Datenbank-Reparatur-Routine CMREPAIR eine Infomail an den Administrator sendet.
Das Mail wird beim nächsten Start von Majesty ausgelöst, da bei Auftreten des Fehlers meistens keine Verbindung zum Server besteht. Die Datei CRITICALERRORS.TXT wird im Client-Ordner hinterlegt, die Datei CMREPAIR.LOG liegt im Serverstammverzeichnis. Wurde das Mail erfolgreich versendet werden diese Fehlerdateien umbenannt.
Es gibt ab der Version 30.6 von Majesty die Möglichkeit mit der neuen Funktion "HoleEmailAnhang()" beliebige und beliebig viele Anlangen an eine E-Mail anzuhängen. Diese Funktion benötigt nur den Dateipfad als Übergabe-Parameter.
Sie kann in einem Report eingebaut, jedoch auch in Reportfunktionen eingebunden werden.
Outlook-Export:
Wenn der Parameter OUTEXP2 gesetzt ist, werden alle Adressen in den Unterordner geschrieben, welcher im alphanumerischen Wert 2 des Parameters hinterlegt ist. Weitere Unterordner für jeden Kunden gibt es nicht mehr.
Druck in E-Mail:
Anlagen, die im Ordner "TEMP_EMAILANHAENGE" zwischengespeichert werden, werden nach dem Erstellen der E-Mail wieder gelöscht.
E-Mail/Fax:
Über eine faxhandlerlog.ini-Datei im Majesty-Serververzeichnis kann ein Log für das Versenden von E-Mails/Fax aktiviert werden.
Die erzeugte Logdatei befindet sich dann mit dem Namen "Faxhanderlog_Jahr_Monat_User.txt" ebenfalls im Majesty-Serververzeichnis.
Links: Faxen aus Majesty,
01/2021