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Aufruf der Maske:

Anwendung - Statistiken - Verkauf-Statistiken - Provisionsabrechnung

 

Eine Auflistung aller relevanten Firmenparameter für diese Maske erhalten Sie über die Tastenkombination <Alt+F1>. Wenn Sie Änderungen an den Einstellungen der Parameter vornehmen möchten erreichen Sie die Tabelle über Anwendung - Stammdaten – Parameter – Firmen-Parameter-Standard:

 

 

Um eine Vertreter-Provisionsabrechnung durchführen zu können, müssen folgende Vorarbeiten geleistet werden:

1. Vertreterstamm anlegen mit allen Vermittler, für die eine Provisionsabrechnung erstellt werden soll.

 

2. Wenn die Provision kundenabhängig gewährt wird, empfehlen wir bereits im Kundenstamm einen Vertreter zu hinterlegen, wobei dieser auch erst bei der Auftragsabwicklung zugeordnet werden kann. Sollte die Provision kundenunabhängig gewährt werden, ist eine Zuweisung nicht nötig. In diesem Fall ist im Vertreterstamm unter dem Kontextmenü Extras bei den Vetreter-Provisionssätzen das dafür vorgesehene Kennzeichen im Feld "Prov. kundenunabhängig gewähren"anzukreuzen.

 

3. Im Artikelstamm muss das Kennzeichen "Provisionsfähig" angekreuzt sein. Damit das Feld standardmäßig beim Anlegen neuer Artikel angekreuzt ist, kann bereits über den Firmenparameter PROVFAEHIG die Voreinstellung getroffen werden.

Zusätzlich kann jedem Artikel eine bestimmte Provisionsgruppe zugeordnet werden, damit Sie im Vertreterstamm die Möglichkeit haben, unterschiedliche Provisionssätze für verschiedene Artikelgruppen zu hinterlegen. Bleibt die Provision bei allen Artikeln gleich hoch, können Sie die Provisionsgruppe leer lassen und im Vertreterstamm entsprechend den Provisionssatz ohne Angabe einer Provisionsgruppe festlegen.

 

4. Über das Kontext-Menü Extras - "Provisionssätze festlegen" im Vertreterstamm besteht die Möglichkeit, für jede gewünschte Artikel-/Provisionsgruppe eine eigene Provisionsstaffel anzulegen, Voraussetzung dafür ist allerdings, dass allen betreffenden Artikeln im Artikelstamm ebenfalls diese Provisionsgruppe zugeordnet wurde.

 

5. In dem Firmenparameter PROVIS1 wird im numerischen Wert1 eingestellt, ob ein Gewichtungsanteil im Kundenstamm eingetragen und die Provisionssätze in der Vertretertabelle hinterlegt und von dort herangezogen werden oder aber ob die Provisionshöhe direkt im Kundenstamm angegeben wird. Für den letzteren Fall können sie im Vertreterstamm in der Provisionstabelle "Ausnahmefälle" mit Kundenbezug hinterlegen.

Je nach Parametereinstellung nennen sich die Felder dann entweder "Provisionshöhe" bei Provisionen, die im Kundenstamm direkt hinterlegt werden oder "Gewichtungsanteil" bei der Provisionsgewährung, die aus der Vertretertabelle gelesen wird.

 

 

 

Vertreterstamm

Im Vertreterstamm werden alle Mitarbeiter, für die eine Provisionsabrechnung durchgeführt werden soll, hinterlegt. Hier können nach unterschiedlichen Kriterien die Provisionsätze jeweils als Staffeln oder aber als fester Satz hinterlegt werden. Es besteht die Möglichkeit auszuwählen, ob eine prozentuale Provision vom Rechnungswert ermittelt werden soll oder aber ob die verkauften Stückzahlen mit einem Faktor multipliziert werden sollen.

Sie können die Provisionen in Abhängigkeit von Artikeln, Provisionsgruppen und Kunden, sowie auch kundenunabhängig hinterlegen.

Sofern der Firmenparameter AUTO-VENR gesetzt ist, erfolgt bei Neuanlage eines Vertreters die Nummernvergabe automatisch, ansonsten muss die Vertreternummer manuell eingegeben und verwaltet werden

Folgende Eingabefelder bzw. Markierungen von Radiobuttons sind wichtig für die Vertreterabrechnung:  

* Eingabefeld "mon. Fixum" : Über dieses Feld kann dem Vertreter ein provisionsunabhängiges monatliches Fixum zugewiesen werden.

* Die Provisionsart wird über den Radiobutton "UM" bzw. "DB" gesteuert. Wird die Provision vom getätigten Umsatz berechnet, muss der Punkt im "UM"-Feld stehen. Ist das Radiobutton "DB" aktiviert, dann wird die Provision vom erreichten Deckungsbeitrag (Netto-VK minus Netto-EK) berechnet.

* Eingabefeld "MindestUms.": Soll beim Vertreter eine Provisionsabrechnung erst ab Erreichen eines Mindestumsatzes erfolgen, so wird hier der entsprechende Betrag eingegeben.

 

Über "Extras" gelangt man in das Programm in dem die Provisionsstaffeln in Abhängkeit von Artikelgruppen, gezielt für bestimmte Artikel oder allgemeingültig sowie auch kundenunabhängig hinterlegt werden können. Die Provisionshöhe kann jedoch auch direkt im Kundenstamm angegeben werden. Sämtliche Provisionssätze lassen sich als prozentualen Satz, der vom Umsatz oder vom Deckungsbeitrag ermittelt wird, der pro verkauften Stück gewährt wird, hinterlegen.

Nachdem alle Eingaben gemacht wurden, sind die Daten mit <F2> oder der dafür vorgesehenen Schaltfläche zu speichern.

 

Es gibt hier auch die Möglichkeit, eine Provisionsstaffelung zu hinterlegen und gleichzeitig auch eine Mindestprovision pro verkauftem Stück anzugeben (Beispiel: 5% Provision auf den Umsatz, mindestens jedoch 1 EUR pro verkauftem Stück). Majesty ermittelt dann beim Ausdruck der Provisionsabrechnung, welcher Betrag für den Vertreter am günstigsten kommt.

 

 

Vertreter im Kundenstamm

Firmenparameter PROVIS1 - Einstellung auf 1

Auf der zweiten Seite "Zusatzdaten" des Kundenstammes können Sie durch manuelle Eingabe bzw. durch eine Auswahl aus der <F12>-Tabelle aus dem Vertreterstamm einen Vertreter zuordnen. In dem Feld "%-Anteil" legen Sie fest, von welchem Anteil des Rechnungsbetrages die im Vertreterstamm hinterlegte Provision ermittelt werden soll.

Soll ein zweiter Vertreter Berücksichtigung finden, so wird über das Eingabefeld "2.Vertreter" wie zuvor vorgegangen. Da in diesem Fall die Provision in der Regel zwischen Vertreter1 und Vertreter2 aufgeteilt wird, kann dieses Splitting über die beiden Felder "%-Anteil" vorgenommen werden. Erhält z.B. der 1.Vertreter 60%, dann kann beim 2.Vertreter ein Wert von 40% eingetragen werden. Denkbar ist aber auch, dass beide Vertreter Ihre volle hinterlegte Provision erhalten - dann ist als Anteil jeweils 100% einzugeben.

Firmenparameter PROVIS1 - Einstellung auf 2

Wenn die Provisionssätze immer in gleicher Höhe gewährt werden, können diese gleich im Kundenstamm in dem Feld "Provisionshöhe" angegeben werden. Wenn dort nichts eingetragen ist, werden die in der Vertretertabelle hinterlegten Sätze herangezogen.

Firmenparameter PROVIS1 - Einstellung auf 3

Sie können hierbei einen generellen Provisionssatz direkt im Kundenstamm hinterlegen und die Ausnahmefälle, die eventuell bei bestimmten Provisionsgruppen oder Artikeln gelten in der Vertretertabelle hinterlegen. Das System überprüft immer, ob im Vertreterstamm eine Staffel "passen" würde und nimmt, wenn es keine findet, dann den Provisionssatz aus dem Kundenstamm.

Zunächst einmal entscheidet der Firmenparameter PROVIS1 auf welche Weise Sie die Provisionsangaben im Kundenstamm hinterlegen möchten.

 

 

Es gibt folgende Möglichkeiten:

1. Sie hinterlegen im Vertreterstamm unter "Extras" + "Provisionsstaffeln" die Provisionsätze, die der Vertreter entweder generell, nur für bestimmte Artikel oder Artikelgruppen bekommen soll. Dann ordnen Sie im Kundenstamm den Vertreter zu und können mit dem Gewichtungsanteil noch entscheiden ob die Provision vom gesamten Warenwert oder nur für einen bestimmten, prozentualen Anteil ermittelt werden soll. Bei zwei zugeordneten Vertretern können Sie mit diesem Gewichtungsanteil festlegen, wie sich die beiden die Provision teilen. Im Firmenparameter wird hierfür in das numerische Feld1 eine 1 eingetragen

2. Sie möchten direkt im Kundenstamm bestimmen wie hoch die Provision des zugeordneten Vertreters für den Kunden ausfällt. Dann tragen Sie im Firmenparameter im numerischen Feld1 eine 2 ein. In diesem Fall überprüft das System die Angaben im Kundenstamm und erst wenn hier kein Eintrag gefunden wird, die Provisionsstaffeln des Vertreters nach hinterlegten Sätzen.

3. Sie hinterlegen eigentlich generell im Vertreterstamm die in Frage kommenden Provisionstaffeln und im Kundenstamm die Höhe der Provision, die gewährt werden soll, wenn Artikel verkauft werden, die in keiner dieser Staffeln integriert sind. Das System sucht zunächst alle Staffeln im Vertreterstamm durch und erst wenn keine passende vorhanden ist, greift es auf den Provisionssatz im Kundenstamm zu.

Je nachdem wie der Parameter eingestellt ist, sind die zuständigen Felder im Kundenstamm auf der zweiten Seite unterschiedlich benannt.

Das erste Feld ist für die Zuordnung des Vertreters über die Vertreternummer vorgesehen. Sie können die Nummer direkt eingeben oder aber aus der Tabelle, die Sie mit F12 erhalten, eine Auswahl treffen. Das zweite Feld ist nun entweder als Gewichtungsanteil oder aber als Provisionsatz bezeichnet, die Angabe ist jeweils in Prozent zu treffen.

Sie können jedem Kunden zwei Vertreter zuweisen. Desweiteren besteht jedoch noch die Möglichkeit erst im Auftrag oder aber in der Lieferung einen Vertreter zu hinterlegen.

Nachträgliche Einträge bezüglich der Provisionssätze und Vertreter werden erst dann bei der Provisionsabrechnung berücksichtigt, wenn die entsprechenden Rechnungen erneut ausgedruckt werden (hierbei genügt der Ausdruck in eine Datei).

 

 

Provisionsabrechnung:

Mit jeder gedruckten Rechnung wird automatisch die Provision aus den hinterlegten Daten ermittelt.

 

Über verschiedene Selektionen können Sie die gewünschte Liste drucken.

Selektieren Sie die gewünschten Datensätze nach:

* von/bis Zahlungsdatum,

* von/bis Auftragsdatum,

* für Vertreter,

* von/bis Kunde.

 

Über die Checkboxen,

* ob Reparatur-Rechnungen nicht verprovisioniert werden sollen (Parameter PROVISA),

* ob Muster-Rechnungen nicht berücksichtigt werden sollen,

* ob nur bezahlte Rechnungen verprovisioniert werden (Parameter PROVISB), ausgebuchte Rechnungen (Zahlbetrag Null) oder Rechnungen, für die eine Wertberichtigung mit 100% gebucht wurde, werden in den Abrechnungslisten ausgefiltert,

* ob die Positionszuschläge provisionsfähig sind.

 

Sie haben die Möglichkeit Ihrer zu druckenden Liste einen individuellen Drucktitel zu vergeben und es stehen diverse Sortierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

* nach Rechnungsnummer,

* nach Kundenauftragsnummer,

* nach Inland/Ausland + nach Rechnungsnummer,

* nach Inland/Ausland + nach Kundenauftragsnummer,

* nach Inland/Ausland + innerhalb Kunde nach Rechnung,

* innerhalb Land/Ort nach Kunde und Rechnung.

 

Geben Sie zusätzlich noch an, ob nur der erste Vertreter berücksichtigt werden soll, oder nur der zweite oder dritte Vertreter oder ob alle Vertreter zu berücksichtigen sind. Die Vorbelegung dieser Checkboxen können Sie über den Parameter PROVISC steuern.

 

Für den Druck stehen verschiedene Listen zur Verfügung:

* die Standard-Provisionsabrechnung,

* die Topkunden-Zusatzabrechnung sowie

* die Kurzform nach Kunde, die pro Kunde nur eine Zeile ausdruckt (nach Land, Ort und Kunde sortiert)

* die Bonusabrechnung,

* Kurzform als Summen.

Es stehen jeweils 5 Formularvarianten zur Verfügung.

 

Bonusabrechnung:

Wird im Serverstammverzeichnis eine Excel-Datei "Bonusstaffelung.xls" abgelegt, so können Sie bei der Provisionsabrechnung den Button "Bonusabrechnung" auswählen. Hier wird dann die Provision nicht über die hinterlegten Provisionssätze im Vertreterstamm ermittelt sondern über die Daten in der Excel-Datei.

Die Datei muss wie folgt aufgebaut sein:

Ab der Version 32.4 von Majesty können auch vertreterabhängige Bonus-Dateien angelegt werden. Diese neuen Bonusstaffeln haben folgendendes Format: Bonusstaffelung_XXXXX.xls - XXXXX entspricht dann der Vertreternummer, die mit führenden Nullen 5-stellig geschrieben werden muss, also z.B. Bonusstaffelung_00004.xls bei Vertreter Nummer 4.

Gibt es für den Vertreter eine eigene Bonusstaffel, so wird diese Excel-Datei bei der Bonusabrechnung genutzt. Für alle anderen Vertreter gilt wie bisher die Bonusstaffelung.xls.

Bitte beachten Sie, dass für diese Anpassung auch der Report entsprechend angepasst werden muss. Wenden Sie sich hierzu bitte an unsere Hotline!

 

Über den Button "Topkunden" im Vertreterstamm werden einem Vertreter die wichtigsten Kunden zugeordnet. Der Firmenparameter PROVISD steuert die Höhe einer Topkunden-Zusatzprovision. Die Liste Topkunden-Zusatzabrechnung ist für diese Zurodnung gedacht und dermittelt diese Zusatzprovision für den Vertreter (in Form einer rabattunabhängigen Umsatzprovision).

 

Für den Druck stehen zwei Varianten zur Verfügung, die Sie individuell anpassen können.

Nachdem alle Kriterien eingegeben wurden, starten Sie den Druck über die dafür vorgesehene Schaltfläche auf den ausgewählten Drucker.

Beim Versand via Mail oder Fax wird die E-Mail Adresse bzw. die Faxnummer direkt aus den Stammdaten vorgeschlagen. Eine Stapelversendung der Provisionsabrechnungen an verschiedene Vertreter ist leider nicht möglich.

 

 

Sollten Sie feststellen, dass Provisionssätze verkehrt hinterlegt sind, oder versäumt wurde einen Vertreter anzugeben, können Sie die Änderungen durchführen, die entsprechenden Rechnungen über den Wiederholdruck noch mal ausdrucken lassen (etl. auch nur in eine Datei drucken) und die Provisionsabrechnung erneut durchführen. Ein Bildschirmausdruck der geänderten Rechnung genügt jedoch nicht. Wenn Sie nicht auf Papier drucken möchten, können Sie bei der Auswahl des Druckers auf den Radio-Knopf "Datei" klicken. Hiermit wird eine Datei erzeugt, die Sie jedoch nicht weiter zu bearbeiten brauchen.

 

 

Druckmöglichkeiten:

Über <Strg+D>, das Druckersymbol in der Symbolleiste oder den Button "Ausdruck starten" können Sie die Liste auf das gewünschte Druckziel ausdrucken.

 

Bei der Provisionsabrechnung wurden ab der Version 31.4 von Majesty zwei neue Varianten 6 und 7 eingerichtet.

Diese neuen Varianten sind eine Erweiterung der Varianten 1 + 2,  mit dem Zusatz 15% Quellensteuer und 5,5% Soli zur Quellensteuer. Diese werden vom Gesamtbetrag abgezogen. Die Prozentangaben sind als Variable im Report hinterlegt. Falls sich etwas ändert, können die Steuersätze schnell geändert werden.

 

Besonderheiten:

Deckungsbeitrags-Provisionsabrechnung:

Eine Deckungsbeitragsprovison ist seit der Version 25.6 in Majesty möglich. Der Provisionsabrechnungsreport muss hierzu angepasst werden  - bitte setzen SIe sich hierzu mit unserer Hotline in Verbindung - und im Vertreterstamm muss "DB" bei der Provisionsberechnung eingestellt werden.

 

Ab der Version 30.6 von Majesty kann bei der Bonusabrechnung auch eine Bonusstaffelung mit 7 Staffelungen (statt bisher 6) verarbeitet werden. Der Report PROVLIS4 muss separat angepasst werden, wenden Sie sich hierzu bitte an unsere Hotline.

 

Kunden-Jahresübersicht, Deckungsbeitrags-Statistik, Roherlöse nach Kostenträger, Provisionsabrechnung:

Die Einkaufspreisermittlung dieser Auswertungen kann ab der Version 30.8 von Majesty auf den historischen Herstellkosten/EKs laut Verkaufsstatistik basieren. Hierzu sind die Parameter KDJAHREK, DBSTATEK und PROVISK einzustellen. Ganz wichtig ist auch der Parameter REDRUHK, der für die Fortschreibung beim Rechnungsdruck steuert, nach welcher Prioritätenlogik die Kosten ermittelt und in der Statistikdatei festgehalten werden sollen.

 

Provisionsabrechnung Modus "für bezahlte Rechnungen":

Bislang wird eine Rechnung erst dann ver-provisioniert, wenn die Rechnung komplett bezahlt ist. Zu diesem letzten Zahlungsdatum ist dann der gesamte Provisionsbetrag fällig. Neu ist, dass auch Teilzahlungen berücksichtigt werden können und dann auch die Provision entsprechend der Teilzahlung gewichtet wird. Hierzu muss der neue Firmenparameter PROVISM gesetzt werden. Dieser funktioniert jedoch nur, wenn der Firmenparameter ZEBUCH ebenfalls gesetzt ist. Es wird daraufhin jede Teilzahlung in dem selektierten Zeitraum berücksichtigt und der Netto-Betrag mit dem entsprechenden Faktor verrechnet. Falls der Faktor ebenfalls ausgegeben werden soll, muss eine Reportänderung vorgenommen werden. Hier ist das Feld "Vertstat.Faktor" einzubinden.

 

Links: Vertreterstamm, Kundenstamm, Vertreter-Statistik,

 

10/2021