Index > Verpackungs- und Versandkostenabwicklung

Es ist dem Anwender möglich, die Versandkostentabelle im Kundenstamm, im Angebots-, Auftrags- und Lieferungskopf per <F12>-Taste aufzurufen und in der Rechnung sämtliche Gewichte, Werte und Versandkosten aufgeschlüsselt dargestellt zu haben. Sie können jetzt Festwerte für Gewichte und Entfernungszonen für einzelne Transport-Dienstleistungs-unternehmen (Post, UPS etc.) ebenso, wie die Festpreise für Verpackungen hinterlegen, die jederzeit abrufbar sind.

Die Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf des Programms sind dass,

a) ein genaues Netto-Gewicht des einzelnen Artikels im Artikelstamm hinterlegt ist und

b) der Firmenparameter RECHSORT auf den numerischen Wert 3 geschaltet ist, der die Positionen auf einer Rechnung nach Paketnummer und innerhalb der Pakete wiederum nach Positionsnummern sortiert. Wird keine Verpackungs- bzw. Versandkostenberechnung gewünscht, sortiert das Programm automatisch wieder nach Positionsnummern;

c) die Zonentabelle und die Verpackungstabelle vollständig erfasst sind;

d) die Formulartexte für Rechnungen etwas abgeändert werden und zwar: Rufen Sie im Menü "Stamm" + "Texttabellen" die "Formulartexte 4: Rechnungen" auf und geben Sie zuerst das Sprachkennzeichen "D" für deutsch ein. In der darauffolgenden Maske geben Sie bitte im Feld "Gewicht" das Wort "Bruttogewicht" ein, im Feld "Gewicht net." das Wort "Nettogewicht" und im Feld "Paket-Nr.", das üblicherweise leer ist, das Wort "Paket-Nr." und speichern Sie mit <F2>. Diesen Vorgang können Sie nun für sämtliche von Ihnen benötigten Fremdsprachen wiederholen, mit den entsprechenden Texten.

I. Die Zonentabelle

Die Zonentabelle finden Sie im Menü "Stammdaten". Hier geben Sie zunächst das Transportunternehmen, z.B. Post, ein. Danach können Sie eine Entfernungszone auszeichnen. Im Postdienst gibt es beispielsweise 2 Entfernungszonen. Eine Zone bis 150 km und eine Zone über 150 km, die unterschiedlich berechnet werden. Jetzt können Sie für jede Zone die gewichtsabhängige Preisstaffelung eingeben. Speichern Sie dann mit der <F2>-Taste.

II. Die Verpackungstabelle

Auch die Verpackungstabelle ist im Menü "Stammdaten" zu finden. Es muss zuerst die Verpackungsart (Suchkürzel) eingegeben werden, z.B. KART1 für einen Karton von bestimmter Größe, der im 2. Feld "Bezeichnung" genauer definiert wird. Im Feld "Gewicht" wird das Tara-Gewicht der Verpackung eingegeben, das das System später zum Nettogewicht des Artikels dazurechnet. Im letzten Feld geben Sie den Einzelpreis für die Verpackung an und speichern Sie abschließend mit der <F2>-Taste.

III. Neue Formulartexte für Rechnungen

Damit alles richtig auf der Rechnung ausgewiesen wird, sollten die Formulartexte für Rechnungen etwas abgeändert werden. Rufen Sie im Menü "Stammdaten" + "Texttabellen" die "Formulartexte 4: Rechnungen" auf und geben Sie zuerst das Sprachkennzeichen D für deutsch ein. Jetzt geben Sie bitte im Feld „Gewicht" das Wort Bruttogewicht, im Feld "Gewicht net." das Wort Nettogewicht und im Feld „Paket-Nr" das Wort Paket-Nr. ein und speichern Sie mit <F2>. Dies können Sie nun für alle benötigten Fremdsprachen wiederholen. Dazu geben Sie das Sprachkennzeichen ein und belegen die o.a. Felder mit dem entsprechenden fremdsprachlichen Text.

IV. Anwendung

Wenn Sie nun wie gewohnt eine Lieferung erfassen, haben Sie die Möglichkeit im Feld "Versandart" auf der 2ten Seite "Zusatzdaten" über <F12> auf die Zonentabelle zurückzugreifen und sich Dienst, Entfernung und Zone auszuwählen. Danach drucken Sie (sofern dies gewünscht wird) eine Packliste aus, in der im Versand die Paketnummer pro Position handschriftlich eingetragen wird. Wenn die ausgefüllte Packliste vorliegt, können Sie in der Lieferungs-Positionserfassung in der <F9>-Tabelle die Paketnummern der Positionen eintragen. Je nach Aufbau der Tabelle befindet sich das Feld "Paket-Nr." ganz hinten rechts. Sie erreichen das Feld durch mehrmaliges Drücken der <TAB>-Taste. Die Paket-Nr. kann auch pro Position auf der 2. Seite der Positionserfassungsmaske nachgetragen werden. Sollte eine Position auf mehrere Pakete aufgeteilt werden müssen, so muss manuell die Menge der einer Position verringert werden und die Differenzmenge als neue Positionsnummer erfasst werden.

Wählen Sie nun im Kontext-Menü "Extras" des Lieferungskopfes den Menüpunkt "Versandkostenberechnung" (auch über die Tastenkombination <Strg+N> zu erreichen). In der nun erscheinenden Maske wählen Sie bitte zunächst die Schaltfläche "Pakettabelle neu aufbauen" und in der Sicherheitsabfrage "Ja". Wurde bei den einzelnen Positionen keine Paketnummer hinterlegt, so wird durch das Aufbauen der Pakettabelle das Paket mit der Nummer 1 automatisch angelegt. Dies ist auf diese Art machbar, wenn die gesamte Lieferung in einem Paket verschickt wird.

Für die korrekte Berechnung muss außerdem auf der 4ten Seite des Lieferungskopfes ("LS-Anschrift") das Nettogewicht der gesamten Lieferung hinterlegt werden.

Geben Sie nun pro Paketnummer die Verpackungsart (Zugriff über <F12>), die Anzahl der Verpackungen, das Waren-Nettogewicht sowie Paket-Gesamtgewicht und die Versandkosten an. Die Bezeichnung der Verpackung wird ebenfalls mit angezeigt und kann auch auf der Packliste ausgedruckt werden. Für jede Paketnummer werden die getroffenen Angaben mit <F2> gespeichert.

Die Versandkosten werden nun berechnet. Speichern Sie mit <F2> und holen sich das nächste Paket über die <F9>-Tabelle oder durch direkte Eingabe der Paketnummer und gehen Sie wie beim ersten Paket vor. Haben Sie alle Pakete bearbeitet, wählen Sie bitte nacheinander die Schaltflächen "Versandkosten in Fuß abstellen" und "Verpackungskosten in Fuß abstellen". Es erscheinen nochmals Sicherheitsabfragen, die Sie bitte mit "Ja" bestätigen.

Es ist auch möglich, eine Paket-Anzahl bei der Erfassung der Pakete einzugeben, wenn z.B. 5 exakt gleich große Pakete erfasst werden sollen. Als Paketnummer könnte dann 01-05 eingegeben werden. Die Berechnung der Versandkosten erfolgt so, als wären die 5 Pakete einzeln erfasst worden, d.h. jedes Paket bestimmt für sich mit seinem Bruttogewicht die Versandkosten. In diesem Zuge wurde auch das Feld "Paketnummer" von 10 auf 22 Stellen erweitert.

Die Felder in der Versand-/Verpackungskostenberechnung sind frei manipulierbar. Das heißt Sie können z.B. die Preise auf Null stellen, die Pakettabelle jedoch trotzdem auf der Rechnung ausweisen. Außerdem ist es möglich, die vom System errechneten Werte und Gewichte noch manuell anzupassen.

In der Rechnung wird die Pakettabelle zu Beginn (also vor den einzelnen Positionen) gedruckt. Außerdem ist ersichtlich, welche Positionen in welches Paket gepackt sind.

Links: Zonen-Tabelle (Versandarten), Verpackungs-Tabelle,

03/2005