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Vorauszahlungen werden genauso wie die normalen Zahlungen über das Programm Zahlungseingänge buchen unter dem Menüpunkt Anwendungen - Fakturierungs-offene Posten Verwaltung - Zahlungseingänge buchen„, erfasst.

Die Vorauszahlungen bekommen eine Pseudo-Rechnungsnummer. Dafür gibt es unter den Stammdaten - laufende Nummer - sonstige laufende Nummer einen separaten Nummernkreis, der entsprechend eingerichtet werden kann. Es muss darauf geachtet werden, dass der Nummernkreis nicht mit dem Nummernkreis der richtigen Rechnungen überlappt.

Wird nun eine Vorauszahlung erfasst gilt folgende Vorgehensweise:

Das Programm wird unter der "offenen Posten Verwaltung " aufgerufen. Die Rechnungsnummer bleibt leer - es wird lediglich der Kunde eingegeben. Sind offene Posten zu diesem Kunden vorhanden, so werden diese tabellarisch angezeigt. Über <Enter> könnte nun auch eine Rechnung ausgewählt werden und wir anschließend in der Maske angezeigt. Um eine Vorauszahlung zu verbuchen verlassen Sie diese Tabelle aber mit <Esc>. So wird keine Rechnung übernommen. Nachdem das Kennzeichen "Vorauskasse„ angekreuzt wurde, vergibt das System nach einer entsprechenden Abfrage die nächste fortlaufende Pseudo-Rechnungsnummer aus dem zuvor hinterlegten Nummernkreis.

Als Rechnungsdatum wird das aktuelle Tagesdatum genommen - es gibt keine Änderungsmöglichkeit. Das Zahlungsdatum hingegen muss manuell eingetragen werden.

Der Zahlungsbetrag entspricht dem Betrag den der Kunde vorauszahlt - er wird automatisch als negativer Op-Betrag ausgewiesen.

Die Zahlung wird über die dafür vorgesehene Schaltfläche gespeichert.

Auf der Mahnvorschlagsliste und der OP-Liste werden die Zahlungen ausgewiesen - durch den abweichenden Nummernkreis sind sie als Vorauszahlungen genau erkennbar.

Soll eine Zahlung ausgebucht werden, wird sie ebenfalls im Programm "Zahlungseingänge buchen„ über die Pseudo-Rechnungsnummer aufgerufen und mit dem dafür vorgesehene Kennzeichen im unteren Bereich der Maske auf "erledigt" gesetzt.

Links: Lieferungserfassung, Offene Posten Debitoren und Zahlungseingänge, Kontenblatt Debitoren drucken,