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Majesty ist ein Programmpaket, bei dem normalerweise keine weiteren Reorganisations-, Reparaturläufe oder Abschlussprogramme nötig sind. Dennoch ist es vorteilhaft, wenn regelmäßig, z.B. alle 3 Monate, die folgenden Arbeiten durchgeführt werden.

Löschprogramme:

Für viele Vorgänge (z.B. Angebote, Aufträge, Bestellungen usw.) bietet es sich per separatem Stapel-Löschprogramm an, erledigte Vorgänge aus dem System zu löschen (z.B. Löschen aller belieferten Aufträge). Haben Sie ausreichend Festplattenkapazität und hat sich auch die Zugriffsgeschwindigkeit im Laufe der Zeit nur minimal verschlechtert, empfehlen wir allerdings, alle Vorgänge so lange wie möglich in der EDV gespeichert zu lassen.

Vorsicht ist beim Löschen der Lagerhistorie, der Betriebsaufträge, der Wareneingänge und der Rechnungen angesagt, da diese Dateien für eine eventuelle Chargen-Rückverfolgung noch wichtige Informationen liefern können.

Integritäts-Prüflauf:

Dieses Programm finden Sie unter dem Menü "Optionen". Das Programm überprüft die Integrität Ihrer Daten in 3 Durchläufen.

Im ersten Lauf wird festgestellt, ob Dateien defekt sind und Sie werden anschließend aufgefordert diese Dateien zu reorganisieren. Erst wenn keine defekten Dateien gefunden wurden, kann der zweite Lauf gestartet werden.

Im zweiten Lauf wird in jeder Datei jeder Datensatz daraufhin untersucht, ob alle wichtigen Felder ausgefüllt sind und gültige Werte enthalten. Bei diesem Lauf werden z.B. Schrottsätze entdeckt, die durch eventuelle Hardware- oder Netzwerkprobleme entstehen können.

Im dritten Lauf werden "Kind"-Dateien untersucht, ob zu jedem "Kind" die "Eltern" vorhanden sind, also z.B., ob zu jeder Auftragsposition auch ein Kopf gefunden wird. Das Ergebnis sollten Sie anschließend als Protokoll ausdrucken und überprüfen.

Reorganisations-Nachtlauf:

Dieses Programm finden Sie ebenfalls im Menü "Optionen". Es erstellt alle Daten- und Indexdateien neu, indem die (ungelöschten) Datensätze der bestehenden Datei in eine neue Datei übertragen werden. Das Ergebnis hieraus sind zusammenhängende Dateien ohne gelöschte Sätze. Der Zugriff wird dadurch beschleunigt. Durch eine Reorganisation werden Indexfehler oder Dateifehler, die aufgrund von Hardware- oder Netzwerkproblemen auftreten können, wieder beseitigt. Außerdem werden defekte Dateien wieder repariert.

Lager-Neuermittlung:

Das Programm stellt die kumulierten Lagerbestände (Zahlen der geplanten Zu- und Abgänge) neu ab. Die eigentlichen physikalischen Lagerbestände werden hierdurch nicht verändert. Das Programm sollte immer dann gestartet werden, wenn Artikel nachträglich auf lager- oder chargenpflichtig gesetzt werden, oder wenn aufgrund Hardware- oder Netzwerkproblemen Lageraktualisierungen nicht vollständig erfolgen konnten.

Ausdruck von Rückstandslisten:

Drucken Sie bitte regelmäßig die Auftragsbestandsliste, Bestellbestandsliste und Betriebsauftragsbestandsliste aus um festzustellen, ob die EDV-Situation an offenen Vorgängen der tatsächlichen Situation noch entspricht. Eventuell wurde vergessen, Wareneingänge zu buchen, Aufträge zu beliefern oder Betriebsaufträge fertig zu melden.

Lagerbestandsliste/Inventur:

Gleichen Sie bitte von Zeit zu Zeit Ihre Lagerbestände mit den EDV-Beständen ab. Wir haben dazu die Möglichkeit der permanenten Inventur eingeführt. Nichts ist schlimmer, als eine EDV-unterstütze Lagerbestandsführung mit falschen Zahlen.

Nummernkreise:

Speziell am Jahresende sollten Sie die Nummernkreise unter dem Menü „Stammdaten - Laufende Nummern - Sonstige laufende Nummern" kontrollieren und gegebenenfalls hochsetzen.

Archivierung der ausgehenden Faxe:

Je nach Faxsoftware haben Sie die Möglichkeit, alte Faxvorgänge zu löschen bzw. zu archivieren. Einzelheiten erfahren Sie aus Ihrem Handbuch zur Faxlösung.

Bitte achten Sie in eigenem Interesse stets auf eine regelmäßige und vollständige Datensicherung. Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob die Sicherung auch wirklich durchläuft, ob die Bänder fehlerfrei sind und ob sich alle Daten auf dem Band befinden. Bitte überprüfen Sie auch regelmäßig, ob Sie noch genug freie Festplattenkapazität haben.

Links: Sonstige laufende Nummern ,

11/2009