Modul E-Rechnungen
Anwendung -> Fakturierung -> Erfassung Lieferung
Die Möglichkeit XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen zu erzeugen, steht ab der Majesty Version 35.2 (Veröffentlichung: 13.11.2020) zur Verfügung.
Ab der Majesty Version 38.2 ist es möglich, die XRechnung auch im UBL-Format zu drucken (Standard ist hier CII), bzw. direkt im Kundenstamm zu unterscheiden, ob eine XRechnung oder eine ZUGFeRD Rechnung erstellt werden soll, abweichend von der Standardkonfiguration im Parameter ERECHNUNG.
Ab der Majesty Version 39.0 ist es möglich, mehrere Banken zu übergeben und die Belege zusätzlich noch in einen separaten Pfad zu archivieren (nur möglich beim Einsatz des Moduls ARCHIVIERUNG).
Ab der Majesty Version 39.2 (Veröffentlichung: 22.11.2024) ist es möglich, auf der Seite Sonstiges 2 im Kundenstamm die Leitweg-ID in einem extra dafür vorgesehenen Feld zu hinterlegen.
Bei einer ZUGFeRD Rechnung handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich hierbei auf die Lesbarkeit des Dokumentes, eine entsprechende Rechnung besteht aus dem für Menschen lesbaren PDF-Format sowie aus dem für Maschinen lesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die Datentypen nicht. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beim Versand immer beide Dateitypen verschickt werden.
Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es einen für den Menschen nicht lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Sie basiert ebenfalls auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie die seit November 2020 gültige Verordnung vorgibt.
Parameter ERECHNUNG
Über diesen Parameter ist es möglich, die Rechnung im XRechnung Format (XML) oder im ZUGFeRD Format (PDF und XML) zu versenden.
Hierfür werden zwingend die folgenden Majesty Module benötigt: „E-Rechnungen", "EMail-Versand" und "Druck in PDF/RTF/XLS".
ACHTUNG! Es ist wichtig, dass im alphanumerischen Wert2 die Blöcke [ZUGFERD] oder [XRECHNUNG] und [EIGENEDATEN] korrekt hinterlegt werden.
Bei den Dateinamen ist es wichtig, dass die Belegnummer (Lieferschein- oder Rechnungsnummer) und die Usernummer übergeben werden, damit es keinen Fehler gibt, falls der Beleg zeitgleich von einem anderen User gedruckt wird.
Im Block [LEITWEGID] wird das im Kundenstamm festgelegte Feld zur Hinterlegung der Leitweg-ID eingetragen. Standardmäßig wird ab der Majesty Version 39.2 im Kundenstamm auf dem Reiter „Sonstiges2“ das Feld „kdst.leitwegid“ verwendet, bei älteren Versionen wird das Feld "kdst.iknr" verwendet.
Ab der Majesty Version 39.0 ist es möglich, im Block [BANKEN] mehrere Banken zu hinterlegen. Der Ausdruck kann an bestimmte Bedingungen (Felder aus Kundenstamm (KDST) oder Lieferungserfassung (LIEFKO)) geknüpft werden, sodass beispielsweise eine ausländische Bankverbindung nur für ein spezielles Land gedruckt wird.
Hierzu mehr im Abschnitt "Beispiel" weiter unten.
Sollten Sie bei der Einrichtung des Parameters Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte unseren Support.
Eingabe in Feld numerischer Wert 1:
1 = XRechnung
2 = ZUGFeRD
Einstellungen im alphanumerischen Wert2:
[ZUGFERD]
PDFFILE =
XMLFILE =
PDFAFILE=
[XRECHNUNG]
XMLFILE =
[EIGENEDATEN]
FIRMENNAME =
PLZ =
STRASSE =
ORT =
USTID =
ISOCODE =
ANSPRECHPARTNER =
TELEFON =
EMAIL =
KONTOINHABER =
IBAN =
BIC =
[LEITWEGID]
FELD =
[BANKEN]
ANZAHL =
Beispiel:
[ZUGFERD]
PDFFILE = "U:\Zugferd\pdfzugferd"+Transform(liefko.rechnr)+"_"+m.user+".pdf"
XMLFILE = "U:\Zugferd\xmlzugferd"+Transform(liefko.rechnr)+"_"+m.user+".xml"
PDFAFILE= "U:\Zugferd\Zusammenfügung\erechnung"+Transform(liefko.rechnr)+"_"+m.user+".pdf"
[XRECHNUNG]
XMLFILE = "U:\XRechnung\xmlxrechnung"+Transform(liefko.rechnr)+"_"+m.user+".xml"
[EIGENEDATEN]
FIRMENNAME = Beispiel GmbH
PLZ = 10115
STRASSE = Ackerstraße 10
ORT = Berlin
USTID = DE999999999
ISOCODE = DE
ANSPRECHPARTNER = Herr Müller
TELEFON = 07424123456
EMAIL = info@beispielgmbh.de
KONTOINHABER = Beispiel GmbH
IBAN = DE12 1233 1234 1234 00
BIC = DEUTDE6F697
[LEITWEGID]
FELD = kdst.leitwegid
[BANKEN]
ANZAHL = 2
[BANK1]
IBAN = DE123456789436465
BIC = DEUTDE6F697
KONTOINHABER = Beispiel GmbH - Werk 2
BEDINGUNG = .T.
[BANK2]
IBAN = DK123456789436465
BIC = DKUTDE6F697
KONTOINHABER = Beispiel GmbH - Dänemark
BEDINGUNG = liefko.landkz = "DK"
Ordnerstruktur
Im Majesty-Serververzeichnis müssen die Ordner, die im Parameter angegeben werden, noch manuell angelegt werden.
Kundenstamm
Um standardmäßig die Variante "Elektronischer Versand/XRechnung/ZUGFeRD" bei der Druckerauswahl zu setzen, kann im Kundenstamm unter "Druckoptionen" im Feld "Reportdefinition Rechnung" ein "K" oder "R" hinterlegt werden.
Bei der Option „K“ wird die E-Rechnung und die PDF-Datei per E-Mail versandt, bei der Option „R“ wird zusätzlich die PDF-Datei auf dem Drucker ausgegeben.
Die Haken "ZUGFeRD" bzw. "XRechnung" dienen dazu, eine abweichende Variante des im Parameter ERECHNUNG hinterlegten Standard zu drucken. Ist beispielsweise ZUGFeRD als Variante im Parameter ERECHNUNG hinterlegt, kann für bestimmte Kunden der Haken "XRechnung" gesetzt werden, sodass ausschließlich die XRechnung gedruckt wird. Dasselbe gilt umgekehrt für den ZUGFeRD-Druck, wenn XRechnung als Standard hinterlegt ist und der Haken "ZUGFeRD" im Kundenstamm gesetzt wird.
Damit das UBL-Format (nur für XRechnung relevant) gedruckt werden kann, muss im Kundenstamm unter "Druckoptionen" der Haken "UBL" gesetzt werden.
Hinweis:
Das Feld Reportdefinition Rechnung kann über das Programm IMPI_KDST gefüllt werden. Erstellen Sie hierfür eine 2-spaltige Excel-Tabelle mit Aufbau Spalte1 = KDNR (Kundennummer) und der Spalte2 = REDRUDEF (Reportdefinition Rechnung), um das entsprechende Kennzeichen (K oder R) im Stapel zu importieren. (siehe „Link zu IMPI-Programmen einfügen“)
Rechnungs-Stapeldruck
Beim Ausdruck der Rechnung wird dann automatisch die gewünschte XRechnung/ZUGFeRD-Rechnung erzeugt und kann direkt per Mail versendet werden.
Die erzeugte E-Rechnung wird in den im Parameter ERECHNUNG definierten Ordnerpfad abgelegt und kann zusätzlich auch noch separat archiviert werden.
Links: Kundenstamm, Lieferungserfassung,
11/2024