Index > Kunden-Kontaktentwicklung

Aufruf der Maske:

Anwendung - Stammdaten - Kunden - Kundenstamm, hier wird ein Kunde aufgerufen und Sie öffnen über das Kontextmenü "Extras" oder den Button "Kontakte" die Kontaktentwicklung

Eine Auflistung aller relevanten Firmenparameter für diese Maske erhalten Sie über die Tastenkombination <Alt+F1>. Wenn Sie Änderungen an den Einstellungen der Parameter vornehmen möchten erreichen Sie die Tabelle über Anwendung - Stammdaten – Parameter – Firmen-Parameter-Standard:

BILDPFAD5	Bezeichnung für Kundenkontakte-Bilder	Der Firmenparameter BILDPFAD5 dient hierbei der Vorbelegung der Bezeichnung für die einzelnen hinterlegten Dokumente.
E-MAIL4	Signaturen und Versand über Outlook	Lieferanten- und Kunden-Kontaktentwicklung: Wenn der Parameter E-MAIL4 gesetzt ist, wird das Outlook-Automationsverfahren verwendet. Dieses Automationsverfahren wird nun für die Kontaktentwicklungen (Buttons "E-Mail" oder "E-Mail intern") auch bei Einstellung 0 unterstützt und der Text des Kontaktes entsprechend übernommen. Eine evtl. in Outlook hinterlegte Standardsignatur muss aufgrund einer Beschränkung von Outlook allerdings noch manuell eingefügt werden.
KDPERSONAL	Personaltabelle in der Kontaktentwicklung	Mit dem neuen Firmenparameter KDPERSONAL ist es möglich, Felder der <F12>- Tabelle für den Personalstamm auszublenden. Zusätzlich kann hier ein Haken gesetzt werden, dass in der <F12>-Tabelle nur Personal mit hinterlegtem Kürzel angezeigt wird.
KDPFAD	Ordner-Pfad in der Kontaktentwicklung	Mit dem Firmenparameter KDPFAD ist es möglich, über das Symbol zur Hinterlegung eines Ordners den Pfad des ausgewählten Ordners in Bildpfad1 zu schreiben. Vorteil: Durch den hinterlegten Pfad kann über die Öffnen-Funktion der Ordner direkt geöffnet werden.
KONTAKTK2	Text "E-Mail extern"	Über den Firmenparameter KONTAKTK2 wird gesteuert, welche Informationen aus der Kundenkontaktentwicklung im Text einer E-Mail an den Kunden (erzeugt über den Button "E-Mail") stehen sollen. Im alphanumerischen Wert 2 der Parameter KONTAKTK2 und KONTAKTL2 lässt sich die Funktion AnredeZuPerson() verwenden, um die Anrede des hinterlegten Ansprechpartners zu erhalten.
KONTAKTK3	Text "E-Mail intern"	Das selbe ist über den Firmenparameter KONTAKTK3 für interne E-Mails (erzeugt über den Button "E-Mail intern") möglich.
KONTAKTK5	Sortierung der Kontakte mit Projektnummer	Über den Firmenparameter KONTAKTK5 kann jetzt gesteuert werden, ob die Tabelle der Kontakte mit Projektnummern nach Projektname (Standard) oder Projektnummer sortiert sein soll.
KONTAKTKZ	Kennzeichnung für Kunden-Kontakte	Im Firmenparameter KONTAKTKZ können bis zu 99 eigene Selektionen formuliert werden.
KONTDRU	Eintrag in Kontaktentwicklung beim Druck	Dieser Parameter steuert, ob beim Ausdruck von Angeboten, Aufträgen etc. ein Eintrag in die Kunden-Kontaktentwicklung vorgenommen wird. Der Parameter steuert zusätzlich ob beim Druck von Anfragen an Lieferanten etc. ein Eintrag in die Lieferanten-Kontaktentwicklung vorgenommen wird. Die automatische Erstellung von Sätzen bei der Erfassung von Reparaturen lässt sich nun auch über den Firmen-Parameter "KONTDRU" einstellen.
KONTKFILT	Vorbelegung Filter in Kontaktentwicklung Kunden	In der Kundenkontaktentwicklung können über eine Checkbox oben rechts ("Keine Automatiksätze") die von Majesty automatisch erzeugten Einträge ein- oder ausgeblendet werden. Die Standardeinstellung lässt sich über den Parameter KONTKFILT steuern.
SCANBUTTON	Einstellungen für TWAIN-Schnittstelle	Falls im Firmenparameter SCANBUTTON in der Selektion ALLGEMEIN der Wert PUTFILE = J eingetragen ist, erscheint beim Scannen ein "Speichern unter"-Dialog, der es dem Benutzer erlaubt, den vorgeschlagenen Pfad und Dateinamen manuell abzuändern. Die Einstellung FARBTYP im Firmenparameter SCANBUTTON wird nun unterstützt, so dass folgende Einstellungen möglich sind: 0=S/W 1=Graustufen 2=Farbe
WORDKONTKD	Word Automation Kontaktentwicklung Kunden	Der Firmenparameter WORDKONTKD gibt ihnen die Möglichkeit, für die Wordautomation in der Kundenkontaktentwicklung festzulegen, ob die erstellte WordDatei automatisch in einem speziellen Verzeichnis unter einem speziellen Namen gespeichert werden soll. Der Dateiname kann dann zusätzlich noch in der Kontaktentwicklung in einem speziellen Bildpfad abgelegt werden: Über den Word-Button wird dann nach einem Dateinamen gefragt, unter dem die Word-Datei abgespeichert werden soll: - Falls im Kundenstamm im Bildpfad1 eine Word-Datei eingetragen ist, schlägt das System diese Datei vor. - Falls im Kundenstamm im Bildpfad1 ein Ordner eingetragen ist, steht der "Speichern unter" Dialog auf diesem Ordner. - Falls Beides nicht zutrifft steht der "Speichern unter" Dialog auf dem Client-Verzeichnis von Majesty. Version 29.4: Im Firmenparameter WORDKONTKD kann zur Angabe des Pfades wieder ein Doppelpunkt verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass die Doppelpunkte bei einer ggf. verwendeten Time()-Logik durch einfache Bindestriche ersetzt werden. Hier können auch UNC-Pfade eingetragen werden.

Vorgehensweise/Ablauf:

Hinweise zur Menübedienung bzw. zu den Funktionstasten lesen Sie bitte unter diesen Online-Themen nach.

Wenn Sie den Cursor in eines der Felder der Maske setzen wird Ihnen am unteren Bildschirmrand zu jedem Feld eine kurze Erklärung angezeigt, welche Informationen hier hinterlegt werden sollen.

Die Kontaktentwicklung wird aufgerufen, indem Sie im Kundenstamm einen Kunden auf den Bildschirm holen und dann im Kontext-Menü "Extras" den Punkt "Kontaktentwicklung" auswählen oder im Kundenstamm auf der ersten Seite über den Button "Kontakte" am rechten Rand der Maske. Der Button wird in roter Schrift angezeigt, sobald Kontakte hinterlegt sind. Ist die Tabelle leer wird der Button schwarz angezeigt.

In der Kontaktentwicklung werden automatisch vom System Kontakte jeglicher Art zu dem Kunden festgehalten (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Serienbriefe). Über den Firmenparameter KONTDRU ist das Protokollieren von Ausdrucken allerdings auch abschaltbar.

Sie können die vom System automatisch generierten Kontakte abrufen und ergänzen oder auch ganz neue Kontakte manuell eintragen.

Seite 1 "Kontakt":

Jeder Kontakt wird mit Datum und Uhrzeit festgehalten. Als Kontakt-Datum hinterlegt das System automatisch das Tagesdatum, das aber überschrieben werden kann; die Uhrzeit kann zusätzlich manuell eingetragen werden. Über den Parameter KONTKTIME kann gesteuert werden, ob in der Maske "Kundenkontaktentwicklung" die Uhrzeit mit der aktuellen Uhrzeit vorbelegt wird.

Kontaktdatum:

In der Kontaktentwicklung ist es ab der Version 32.4 von Majesty möglich, beim Klick auf das F12-Lupensymbol in der Tabelle über <Strg+Enter> einen Quersprung in andere Masken durchzuführen.

Möglich sind Quersprünge in Angebote, Aufträge, Rechnungen/Lieferungen, Reparaturen und Jobs. Ausschlaggebend für einen Quersprung sind die beiden Felder 'Referenztyp' und 'Referenz'.

Termin: hier können Sie eine zusätzliche Terminangabe für Selektionen treffen.

Wiedervorlage am: Geben Sie das Datum an, an dem die Wiedervorlage zu diesem Kontakteintrag stattfinden soll. Bleibt das Feld leer erfolgt keine Wiedervorlage.

Im Feld "Wiedervorlage am" tragen Sie das Datum ein, an dem die Wiedervorlage stattfinden soll. Über die Parameter WIEDERVOR2 und WIEDERVORL können Sie steuern, ob bzw. an welchem PC beim Starten von Majesty eine Wiedervorlagetabelle zur Erinnerung angezeigt wird.

Wird ein Termin mit Wiedervorlagedatum auf erledigt gesetzt, erfolgt eine Abfrage, ob auch das Wiedervorlagedatum gelöscht werden soll.

Einzig zuständiger Sachbearbeiter: Geben Sie das Anmeldekürzel des Sachbearbeiters an, bei dem dieser Kontakt in der Wiedervorlage erscheinen soll.

Bezug Lieferadresse: Hier kann eine zusätzliche Lieferadresse angegeben werden, bei der der Kontakt stattgefunden hat. Bleibt das Feld leer gilt die Standard-Rechnungsadresse als Zuordnung. Eine Auswahl der Lieferadresse ist über <F12> oder die Lupenfunktion möglich.

Checkbox "Erledigt": Hier kann ein Eintrag als erledigt gekennzeichnet werden. Zusätzlich kann über die Tastenkombination <Alt+F9> bzw. über das Extras-Menü eine Tabelle mit erledigten/unerledigten Kontakten angezeigt werden.

Bezug Ansprechpartner: Geben Sie hier die laufende Nummer oder den Namen des Ansprechpartners beim Kunden an, Auswahl über >F12> oder die Lupe aus der Ansprechpartnerdatei des Kunden möglich. Der Ansprechpartner kann aber auch manuell ohne Tabellenzuordnung eingetragen werden.

Beim Druck der Wiedervorlageliste können Sie dann gezielt nach diesem Ansprechpartner selektieren. Der Firmenparameter KANSPNR sollte dann aber gesetzt werden, damit eine Ansprechpartner-Nummer nicht gelöscht und für eine andere Person neu vergeben werden kann.

Über den Button wird ein Word-Dokument geöffnet und die Adresse des Ansprechpartners wird direkt eingefügt.

Der automatische Wordexport, der beim Klick auf das Word-Icon (Parameter WORDKONTKD) erfolgt, schlägt künftig als Standard die Datei-Endung ".DOCX" vor. Die historische Endung ".DOC" steht weiterhin über die Auswahl zur Verfügung.

Referenztyp/Referenz: Als Referenztypen stehen Angebot, Auftrag, Rechnung/LS, Reparatur, Sonstiges oder Job zur Verfügung. Beim nächsten Feld "Referenz" geben Sie Referenznummer des Kontaktes an (z.B. Angebotsnummer, Auftragsnummer etc.).

Es ist so auch möglich sämtliche Einträge zu einer Referenz auf jedem beliebigen Report mit auszudrucken. Wenden Sie sich für die Realisation dieser Reportänderung bitte an unsere Hotline!

Kundenkontaktentwicklung und Kunden-Mahnwesen:

Es gibt in der Maske für die Kontaktentwicklung einen neuen Referenz-Typ für Mahnungen. Dieser Referenztyp wird automatisch in die Kundenkontaktdatei eingetragen.

Kennzeichnung: Als Kennzeichnung können Sie aus einer Listbox die Art des Kontaktes auswählen, z.B. Telefonat, Besuch, Schriftverkehr, Reparatur, Sonstiges. (Parameter KONTAKTKZ)

Betreff/Beschreibung: kurze Beschreibung der Art des Kontaktes.

Eine Auswahl über <F12> oder die Lupe ist möglich - die hier auswählbaren Texte sind in den Text-Tabellen hinterlegt.

Projektnummer/Name: Nummer bzw. Name aller zum Kunden hinterlegten Projekte. Über das Plus-Symbol kann die nächste freie Projektnummer zugeordnet werden, wenn Sie ein neues Projekt erstellen möchten.

Mit <F12> können Sie sich alle bisherigen Projekte des Kunden auflisten lassen und ein bereits bestehendes Projekt einem neuen Eintrag zuordnen. Die Kontakt-/Wiedervorlageliste kann auch nach Projekten selektiert werden.

Bemerkungen: hier steht ein Memofeld zur Eingabe eines beliebig langen internen Bemerkungstextes zur Verfügung. Über die Lupe neben dem Memofeld ist es auch möglich Textbausteine einzulesen. Nähere Informationen finden Sie unter Kontaktentwicklungs-Textbausteine.

Buttons Brief, Fax/Mail, Kurzbrief, E-Mail, E-Mail intern:

Über die Buttons "Brief", "Fax/Mail", "Kurzbrief", "E-Mail" oder "E-Mail intern" besteht die Möglichkeit einfache Vorlagen zu erstellen. Es genügt hier ein Klick auf den entsprechenden Button, nachdem ein Text eingetragen wurde. Hierzu muss der Text nicht abgespeichert werden. Beim Erzeugen einer E-Mail wird der Datensatz automatisch gespeichert.

Z. B. werden beim E-Mail-Versand der Text aus dem Feld "Betreff", der Bemerkungs-Text und sämtliche Bildpfade mit übergeben. Die Dateien in den Bildpfaden werden zu einem ZIP-Archiv zusammengefügt und dann versandt.

Über den Button "E-Mail intern" kann eine E-Mail an einen Mitarbeiter versandt werden mit allen Anlagen des Kontakts; hier wird im Mail-Text der Name des Kunden, des Ansprechpartner und die Lieferadresse angezeigt. Über den Parameter KONTAKTK1 kann ein beliebiger Text eingegeben werden, der beim Erstellen der E-Mail als Betreffzeile genutzt wird.

Seite 2 "Gruppenzuordnung":

Auf der zweiten Seite „Gruppenzuordnung" haben Sie die Möglichkeit jedem Kunden bis zu 20 Gruppen zuzuordnen. Über den Firmenparameter KONTAKTGRU können Sie die Gruppenbezeichnungen steuern.

Wird ein Kunde verschiedenen Gruppen zugeordnet, so können Sie beim Erstellen einer Serienbriefdatei nach diesen Gruppenzuordnungen selektieren.

Seite 3 "Bilder/Dokumente":

Seite 4 "weitere Bilder/Dokumente":

Die dritten und vierten Seite „Bilder/Dokumente" können bis zu 34 Bildpfade/Dokumente hinterlegt werden.

Über diesen Button kann der Bildpfad über ein „Suchen in"-Fenster hinterlegt werden.

Über den Button wird das Bild angezeigt. Der Vorteil hier besteht darin, dass über den Bildpfad kein zusätzlicher Speicherplatz verbraucht wird.

Hier wird der Scanvorgang gestartet und Sie können ein Dokument direkt scannen.

Dieser Button dient hier der Hinterlegung eines Standard-Ordners für die Bildpfade. Nachdem ein Standardordner hinterlegt wurde, ist die Zuordnung der einzelnen Bildpfade einfacher möglich, da das System immer gleich diesen Standardordner vorbelegt.

Kontextmenü "Extras":

Objekt 1/2 anzeigen/ändern:

Hier können ebenfalls Bilder/Dokumente hinterlegt werden, allerdings wird bei dieser Art zusätzlicher Speicherplatz verbraucht. Die Hinterlegung auf den speziellen Seiten der Kunden-Kontaktentwicklung ist empfehlenswerter, umfangreicher und besser bedienbar.

Report Brief/Fax/Kurzbrief ändern:

Hier können Sie den Report der verschiedenen Dokumente anpassen. Bitte wenden Sie sich an unsere Hotline.

Zeige Kontakt (Alt+F9):

Sie gelangen hier in die Kontakt-/Wiedervorlageliste der Kundenkontakte, die Sie auch über den Druck erreichen können.

Druckmöglichkeiten:

Über <Strg+D>, das Druckersymbol in der Symbolleiste oder den Button "Ausdruck starten" können Sie die Liste auf das gewünschte Druckziel ausdrucken.

Eine Liste aller Kundenkontakte erhalten Sie, wenn Sie in der Maske der Kontaktentwicklung stehen und die Tastenkombination <Strg+D> oder die Schaltfläche des Druckersymbols in der Symbolleiste wählen. Wählen Sie aus, ob Kontakte nur für den ausgewählten Kunden gedruckt werden sollen (Button "Ja") oder drucken Sie über den Button "Nein" Kontakte für alle Kunden aus.

In der darauffolgenden Maske können Sie für die Kontakt- bzw. Wiedervorlageliste verschiedene Selektionen eingeben. Selektieren Sie nach:

* von/bis Kunden-Suchbegriff,

* von/bis Kontaktdatum,

* von/bis Wiedervorlagedatum,

* von/bis Termin,

* von/bis Projektnummer,

* für einen Sachbearbeiter,

* für eine bestimmte Kundengruppe,

* für ein bestimmtes Kennzeichen 1/2/3 aus dem Kundenstamm (Kennzeichen 1, 2 und 3),

* für eine Vertreter-Nummer,

* für einen bestimmtes Ansprechpartner,

* für ein Kennzeichen aus der Kontaktentwicklungsmaske,

* Sie können auch nach einem Textfragment selektieren, das im Bemerkungsfeld enthalten sein muss oder

* nach einer Gruppe (1 – 14 in der Maske) aus der zweiten Seite „Gruppenzuordnung",

* für alle, nur offene oder nur für erledigte Kontakte.

Sortierungen für die Liste sind

* innerhalb Lieferadresse nach Kontaktdatum absteigend,

* nach Kontakt-Datum absteigend,

* innerhalb Bearbeiter nach Wiedervorlagedatum aufsteigend,

* innerhalb Land nach PLZ, innerhalb PLZ nach Kontakt-Datum,

* sortiert innerhalb PLZ nach Wiedervorlagedatum,

* sortiert innerhalb Kontaktdatum nach Kundennummer.

Drucken Sie die gewünschte Liste über den Button „OK" und wählen Sie noch das Ziel der Ausgabe (Drucker, Fax, Bildschirm etc.).

Besonderheiten:

Kunden-/Lieferanten-Kontaktentwicklung:

Die Generierung einer E-Mail über den Button "E-Mail intern" kann nun auch die Einstellungen der Firmen-Parameter E-MAIL berücksichtigen. Hierbei ist noch der Parameter KONTAKTE zu berücksichtigen.

Links: Kundenstamm, Kontaktentwicklungs-Textbausteine,

01/2021