Aufruf der Maske:
Anwendung - Fakturierung - FIBU-Schnittstellen - DATEV-Übernahme
Eine Auflistung aller relevanten Firmenparameter für diese Maske erhalten Sie über die Tastenkombination <Alt+F1>. Wenn Sie Änderungen an den Einstellungen der Parameter vornehmen möchten erreichen Sie die Tabelle über Anwendung - Stammdaten – Parameter – Firmen-Parameter-Standard.
Siehe Firmenparameter FIBU-Schnittstellen.
Vorgehensweise/Ablauf:
Hinweise zur Menübedienung bzw. zu den Funktionstasten lesen Sie bitte unter diesen Online-Themen nach.
Wenn Sie den Cursor in eines der Felder der Maske setzen wird Ihnen am unteren Bildschirmrand zu jedem Feld eine kurze Erklärung angezeigt, welche Informationen hier hinterlegt werden sollen.
Sollten Sie Ihre Buchhaltung nicht selbst, sondern durch einen Steuerberater erledigen lassen, so gibt es in diesem Programmpaket als Zusatzmodul eine DATEV-Schnittstelle. Fast alle Steuerberater sind Deutschlands größtem Zusammenschluss von steuerberatenden Berufen, der DATEV, angeschlossen. Diese Organisation hat eine genormte Datenschnittstelle bereitgestellt, die es komfortabel ermöglicht, Buchungskosten zu sparen, indem der Berater nur noch eine Buchungssatz-Datei einliest, anstatt jede Ausgangsrechnung separat und von Hand zu buchen.
Diese Schnittstelle kann auch für die LEXWARE-Übergabe genutzt werden!
Werden die Erlöskonten Warengruppen-abhängig gebildet, so wird in der Warengruppentabelle jeweils pro Warengruppe das Inlands-Erlöskonto (z.B. 4400 bzw. 8400) hinterlegt. Das EG-Auslandskonto wird automatisch vom System gebildet (Inlandskonto minus 275). Das Konto für das restliche Ausland (Drittländer) wird ebenfalls automatisch vom System gebildet (Inlandskonto minus 280).
Die Erlöskonten können aber auch kundenspezifisch mit oder ohne Warengruppenbezug hinterlegt werden. Hierzu rufen Sie den Kunden im Kundenstamm bitte auf und öffnen über das Kontextmenü "Extras" den Punkt "kundenspez. Erlöskonten". Sind hier Erlöskonten hinterlegt, habe dies natürlich für diesen Kunden Priorität vor den anderen hinterlegten Konten.
Werden Erlöskonten Länder-abhängig gebildet, so hinterlegen Sie bitte in der Ländertabelle pro Land das zu bebuchende DATEV-Erlöskonto (z.B. 8400 für Deutschland, 8125 bei Frankreich, 8120 bei USA). Die Angaben in der Warengruppentabelle werden hierbei ignoriert, d.h. es ist keine Warengruppen-abhängige Erlösaufteilung möglich.
Buchungslauf für DATEV:
Mit dem Programm wird eine DATEV-kompatible Datei mit Ausgangs-/Eingangsrechnungen im angegebenen Zeitraum erstellt. Die Abrechnungsnummer ist zuvor beim Steuerberater zu erfragen!
Für die Übergabe können die Datensätze nach folgenden Kriterien selektiert werden:
* von/bis Rechnungsdatum
* von/bis Kunde nach Suchbegriff und Nummer.
ACHTUNG!
Für die korrekte Übergabe der Daten ist es wichtig, dass folgende Felder korrekt ausgefüllt werden. Die Belegung bleibt erhalten und ist beim nächsten Start der Maske wieder vorhanden!
* Abrechnungs-Nr.: Die aktuelle Abrechnungsnummer besteht aus 6 Stellen, 2 Stellen für den Tag, 2 Stellen für den Monat und 2 Stellen für das Jahr. Für den Monat Januar 2006 würden Sie die Abrechnungsnummer "000106" eintragen. D. h. es müssen immer sechs Stellen hinterlegt sein, die ersten beiden mit "00", die dritte und vierte Stelle stellt den Monat dar (hier kann auch das ganze Jahr "01" eingetragen bleiben), die fünfte und sechste Stelle ist das Jahr, also für 2006 "06" hinterlegen. Die Abrechnungsnummer muss also nur immer zum Januar eines neuen Jahres angepasst werden.
* Kennzeichen: Dieses Feld darf nicht leer sein, geben Sie eine zweistellige Zahl ein, z. B. "11", oder sie können auch "XX" eintragen.
* Kennwort: Dieses Feld lassen Sie am besten leer; es ist historisch bedingt und wird heute nicht mehr benötigt.
* Primanota: MUSS immer mit "001" belegt sein!
* Anwendungs-Nr.: Hier MUSS immer "11" eingetragen werden!
* Standard-Konto: Hier bitte das Standard-Erlöskonto Inland hinterlegen, das dann bei Falscheingaben für die Datev verwendet wird.
* Drittland-Abzug: Abzuziehende Konstante vom Erlöskonto bei Drittländern, in der Regel 280.
* EG-Land-Abzug: Abzuziehende Konstante vom Erlöskonto bei EG-Ländern, in der Regel 275.
* Berater-Nr.: MUSS eine 7stellige Nummer sein! Geben Sie hier bitte die DATEV-Nummer des Steuerberaters mit führenden Nullen ein, sodass alle sieben Stellen ausgefüllt sind.
* Berater-Name: Tragen Sie hier den Namen ihres Steuerberaters ein; diese Eintragung ist allerdings nicht wichtig, das Feld darf auch leer bleiben.
* Mandant-Nr.: Hier MUSS Ihre Mandanten-Nummer beim Steuerberater als 5stellige Nummer mit führenden Nullen eingetragen werden.
* Datenträger-Nr.: MUSS "001" sein.
* Dateipfad: In der Startmaske für den DATEV-Buchungslauf kann ein kompletter Pfad angegeben werden, falls Sie die Dateien auf Ihrem PC zunächst speichern möchten, um sie evtl. anschließend per Mail zu versenden.
ACHTUNG!
Vor der Übergabe müssen alle Felder ausgefüllt sein, sonst lässt sich der Buchungslauf nicht durchführen!
Über zusätzliche Checkboxen können Sie auswählen, welche Vorgänge bei der Übernahme verbucht werden sollen:
- Kunden-Rechnungenverbuchen (über Rechnungsdatum),
- Kunden-Zahlungen verbuchen (über Zahlungseingangsdatum),
- Lieferanten-Eingangsrechnungen verbuchen (über Eingangsrechnungsdatum).
Erzeugen Sie die Dateien über den Button "Datev-Dateien erzeugen".
Bei den Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten werden ab der Version 30.4 von Majesty IBAN (Kennziffer 815) und SWIFT/BIC (Kennziffer 816) mit übergeben, sofern die Daten in Majesty gepflegt sind.
Bei jedem Buchungslauf wird ein Datensatz in einer speziellen Tabelle "Primanota" gespeichert. Über den Button "Primanota drucken" können Sie aus dieser Tabelle den gewünschten Datensatz auswählen und eine Primanota ausdrucken. Hierzu kann ein Buchungslauf selektiert werden, es wird die Belegnummer, das Konto, das Gegenkonto und der Wert ausgewiesen, sortiert nach Buchungsart (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen).
Beim Klick auf "Primanota drucken" können alte Drucksätze gelöscht werden (z.B. Probedrucke). Sollten Sie keinen Druck durchführen möchten, können Sie die Tabelle auch mit ESC verlassen - die mit "löschen" markierten Sätze werden dann trotzdem gelöscht.
Eingangsrechungen können ebenfalls mit übergeben werden. Im Lieferantenstamm kann hierzu pro Lieferant ein Datev-Konto als Kreditorennummer eingegeben werden, falls diese von der Lieferantennummer abweicht. Desweiteren müssen die eingegangenen Rechnungen vorkontiert werden. Über "Anwendung - Bestellungen - Offene Posten Verwaltung" muss jede eingegebene Eingangsrechnung auf der zweiten Seite der Maske kontiert werden, d.h. für den Netto-Betrag der Lieferantenrechnung oder für gesplittete Teilbeträge muss jeweils der Mehrwertsteuerschlüssel, die Warengruppe sowie das zu bebuchende Aufwandskonto eingetragen werden.
Bei der Übergabe einer Eingangs-Gutschrift wird als Buchungstext "Eingangsgutschrift" statt wie sonst "Eingangsrechnung" übergeben.
Da speziell im Bereich der Eingangsrechnungen einige Sachkonten in der DATEV nicht als Automatik-Konten (Steuer-Automatik) geführt werden, stehen hierzu folgende zusätzlich Möglichkeiten zur Verfügung:
- Der Firmenparameter DATEV-AUTO steuert, ob alle Konten als Automatikkonten behandelt werden. Bitte passen Sie die Einstellung dieses Parameters an, wenn speziell bei den Aufwandskonten nicht alle Konten eine Automatik haben.
- In der Kostenstellentabelle sollten alle Sachkonten hinterlegt werden. Pro Konto ist hier anzugeben, ob es sich um ein DATEV-Sutomatikkonto handelt oder nicht.
- In der Mehrwertsteuertabelle ist der DATEV-Steuerschlüssel mit anzugeben. Beim Majesty-Steuerschlüssel 1 ist der DATEV-Steuerschlüssel 9 anzugeben, beim Majesty-Steuerschlüssel 2 ist der DATEV-Steuerschlüssel 8 zu hinterlegen.
- Der Parameter DATEV-DAT kann so eingestellt werden, dass die Eingangsrechnungen und Debitorenzahlungen getrennt von den Ausgangsrechnungen in eine separate Datendatei (ED00003 bzw. ED00004) geschrieben wird, vorausgesetzt der Parameter DATEV-RGNR ist nicht gesetzt.
Diese Einstellungen bewirken, dass bei Automatikkonten wie bisher nur die Kontonummer übergeben wird, bei Nicht-Automatikkonten dagegen der Berichtigungsschlüssel sowie DATEV-Steuerschlüssel und das Sachkonto.
Die Sachkontenlänge muss immer um eins weniger eingestellt sein, als die Länge der Debitoren- und Kreditorennummern.
Auch Kunden-Zahlungen, die über das Majesty-Programm "Zahlungseingänge buchen" gebucht wurden, können mit an die DATEV übergeben werden. Hierzu muss die Bankentabelle gepflegt werden und für jede Bank muss das DATEV-Sachkonto angegeben werden. Außerdem müssen die Sachkonten für "gewährte Skonti" und "sonstige Erlösschmälerungen" über die Firmenparameter DATEV-KO1 und DATEV-KO2 angelegt sein.
Wenn in der Banken-Tabelle das Feld Sachkonto Gebühr gefüllt ist, werden die Gebühren nicht wie im Parameter DATEV-KO2 verbucht, sondern auf dieses Konto.
Muss ein Lauf nochmal zurückgesetzt werden so wird über "Fakturierung - FIBU-Schnittstellen - zurücksetzen auf unverbucht" auch die Debitoren-Zahlungen wieder zurückgesetzt!
Das Software-Programm LEXWARE besitzt ebenfalls einen DATEV-Import, d.h. Sie können für Lexware-Übergaben entweder die spezielle Lexware-Schnittstelle verwenden oder Sie nutzen die DATEV-Schnittstelle, die mehr Möglichkeiten bietet.
Die erzeugten Dateien geben Sie anschließend ihrem Steuerberater. Speziell bei der ersten Übernahme sollten Sie den Steuerberater vorsorglich darauf hinweisen, dass es sich um einen Testlauf handelt. Zu der Diskette legen Sie am besten das Rechnungsausgangsbuch und das Buchungserfassungsprotokoll (separat ausdrucken!) bei.
ACHTUNG:
Evtl. vorhandene Daten, die vom letzten Buchungslauf noch nicht in die DATEV-Fibu übernommen wurden, werden beim Buchungslauf des nächsten Monats überschrieben!
Anschließend müssen die abgelegten Buchungssätze in die DATEV-Fibu eingespielt werden! Dies macht der Steuerberater bei sich, es sei denn, Sie haben in Ihrem Unternehmen das DATEV-Programm OPOS oder DESY/NESY im Einsatz.
Besonderheiten:
Die Datev-Übergabe wurde in Version 25.3 erweitert, sodass auch die Materialverbräuche und BDE-Zeiten pro Betriebsauftrag und Kostenträger als Datei abgestellt werden können.
Artikeln in Rechnungen, die keinen Stammsatz haben, wird bei der Übergabe kein fester Steuersatz zugewiesen.
Ab Version 27.6 von Majesty:
Über ein externes Programm ist es möglich für Ausgangsrechnungen die Kostenstelle nach einer ganz individuellen Logik zu bilden (z.B. in Abhängigkeit vom Kunden oder Erlöskonto oder Artikel). Dazu muss die Logik kundenspezifisch in einem Programm "ext_datevkoststladen.prg" hinterlegt werden.
Button "Mat. u. Zeiten (Datev)" ganz unten in der Maske ist nur ersichtlich, wenn der Parameter DATEV-DAT (Separate DATEV-Dateien für ER und ZE) im numerischen Wert1 auf "1" eingestellt ist.
Dieser Parameter steuert, ob separate Datendateien für Eingangsrechnungen und Zahlungseingänge Debitoren erstellt werden sollen, oder ob diese Buchungen in die normale Buchungsdatei geschrieben werden. Der Parameter ist nur relevant bei nicht gesetztem Parameter DATEV-RGNR, d.h. wenn das neue KNE-Format und nicht das alte OBE-Format verwendet wird. Außerdem muss der Parameter DATEV-FORM auf 11 oder höher eingestellt sein.
Bei gesetztem Parameter werden separate Datendateien verwenden, ED00003 für Eingangsrechnungen und ED00004 für Zahlungseingänge. Bei nicht gesetztem Parameter werden alle Buchungen in die Datei ED00002 geschrieben.
Wird der Numerischer Wert1 auf "1" eingestellt, so erhalten Sie auf der Maske den zusätzlichen Kostenrechnungsübergabe-Button.
Gutschriften an Kunden werden nun mit dem Buchungsschlüssel 20 (Generalumkehr und Steuerautomatik) übergeben. Dadurch wird auf dem Erlös- und Forderungskonto mit Minus gebucht. Bisher wurde der Buchungssatz umgekehrt, was zu einer Verfälschung der Jahresverkehrszahlen geführt hat.
Wird für Porto kein separates Aufwandskonto und auch keine separate Kostenstelle bzw. Steuersatz verwendet, so wird bei der DATEV-Übergabe auch kein separater Buchungssatz für "Porto" erzeugt, sondern der Portobetrag wird auf das Aufwandskonto der Ware mit aufaddiert.
Zwar wird im Programm "Offene Posten Lieferanten" auf der Kontierungsseite weiterhin eine separate PORTO-Zeile generiert, aber der Buchungslauf fasst diese zusammen.
DATEV-Schnittstelle für Lexware:
Es wurde eine Anpassung bis zurück zur Version 32.2 vorgenommen, da Lexware auf das neue Datev-Format umgestellt hat und es hierbei zu Importproblemen kam, wenn das Feld "WKZ Umsatz" leer war.
DATEV-Schnittstelle:
Die DATEV-Schnittstelle wurde mitder Version 34.6 von Majesty auf die Datev-Version 7.0 aktualisiert.
Werden in der Zahlungsbedingung Valutamonate hinterlegt, dann wird in der Datev-Datei das Fälligkeitsdatum nicht übergeben, sondern nur die Datev Zahlungsbedingung.
DATEV-Schnittstelle:
Die Datev-Schnittstelle kann mit einem externen Programm angesteuert und vorbelegt werden, damit diese automatisch ablaufen kann, via Aufgabenplanung. Bitte stimmen Sie sich für die Einrichtung mit dem Majesty-Support ab.
Links: Buchungserfassungsprotokoll, Rechnungs-Ausgangsliste, Kundenstamm, Mehrwertsteuer-Tabelle, Länder-Tabelle, Banken-Tabelle, Zahlungseingänge Debitoren, Zurücksetzen verbuchter Rechnungen auf `unverbucht`,
04/2024