Index > Fallbeispiel 1: Handelsbetrieb

Anbei soll ein kompletter Auftragsdurchlauf in der Praxis und dessen Umsetzung in Majesty in groben Zügen skizziert werden. Der Bereich "Produktion" wird erst im 2. Fallbeispiel berücksichtigt.

1.) Kundenanfrage

Praxis:

Ein Kunde erbittet telefonische Auskunft über Preis und Lieferzeit zu einem Artikel.

Lösung:

Auskunftssystem über "Datei" + "Auskunftssystem" und/oder schriftliches Angebot (s. Abschnitt 2). Den Rohertrag ermitteln Sie über Menü "Angebote" + "Berichte" + "Rohertragsermittlung" oder Quersprung über das Kontext-Menü aus dem Angebotskopf.

2.) Angebot oder Proformarechnung

Praxis:

Der Kunde möchte auf seine Anfrage ein verbindliches schriftliches Angebot bzw. eine Proformarechnung.

Lösung:

Die Angebotserfassung erfolgt über Menü "Angebote" + "Erfassung". Die Erfassung ist in drei Teile gegliedert: Kopferfassung, Positionserfassung und Fußerfassung. Bei einer Proformarechnung kreuzen Sie auf Blatt 1 der Kopferfassungsmaske anstelle der Markierung bei "Angebot" das Kästchen "Proformarechnung" an.

3.) Angebotsverfolgung

Praxis:

Kunde zögert mit der Auftragserteilung bzw. reagiert gar nicht.

Lösung:

Anhand der "Wiedervorlageliste" werden Sie daran erinnert, bei welchem Kunden Sie nachfassen müssen. Dies erreichen Sie über Menü "Angebote"+"Berichte"+"Wiedervorlage".

4.) Auftrag

Praxis:

Kunde erteilt Auftrag.

Lösung:

Der Auftrag wird erfasst unter Menü "Aufträge" + "Erfassung" oder aber, ein zugrundeliegendes Angebot wird in den Auftrag übernommen. Eine Auftragsbestätigung kann über das Druckprogramm (<Strg+D>) oder über das Kontext-Menü ausgedruckt werden. Die Rohertragsermittlung erreichen Sie über Menü "Aufträge" + "Berichte" + "Rohertragsermittlung" oder Quersprung aus dem Auftragskopf über das Kontext-Menü. Um Liefertermine übersichtlicher zu verwalten, können hierfür Listen ausgedruckt werden. Dies geschieht über Menü

"Aufträge" + "Berichte". Ob der vom Kunden bestellte Artikel ab Lager lieferbar ist, ersehen Sie bereits bei der Auftragspositionserfassung, oder in der internen Auftragsübersicht.

Eventuell erfolgt eine Bereitstellung der Ware, falls diese ab Lager lieferbar ist. Dies erreichen Sie über "Aufträge" + "Bereitstellung Ware" oder direkt aus der Auftragsposition über das Kontext-Menü. Um die bereitgestellte Ware zu kennzeichnen, können Artikeletiketten gedruckt werden. Dies geschieht über Menü "Aufträge" + "Etikettenstapeldruck" oder Sie wechseln aus der Auftragserfassung per <Strg+D> in das Druckprogramm.

5.) Lieferantenbestellung

Praxis:

Artikel, die nicht ab Lager lieferbar sind, werden bei einem Lieferanten bestellt.

Lösung:

"Best" + "Bestellerfassung". Hier können Lieferantenbestellungen erfasst, geändert, storniert und ausgedruckt werden. Unter Angabe der Kommission und der Kunden-Auftrags-Nummer können alle zu bestellenden Artikel aus dem Kundenauftrag übernommen werden. Sie können hiermit einen Kundenauftragsrückstand automatisch in eine Bestellung übernehmen. Auch die automatische Erzeugung von Bestelllungen für alle nicht ab Lager lieferbaren oder für Artikel mit unterschrittenem Mindestbestand ist möglich. Dies geschieht über Menü "Best" + "Automatik-Bestellung".

6.) Bestellüberwachung

Praxis:

Ein Lieferant liefert die Ware nicht termingerecht, bzw. Sie wollen wissen, ob und ggf. welche Bestellungen noch offen sind.

Lösung:

Anhand verschiedener Listen (Bestellbestand, Bestellausgang, Artikelübersicht, Terminliste, Mahnwesen) haben Sie die Möglichkeit zur Kontrolle. Erreichen können Sie dies über Menü "Best" + "Berichte".

7.) Wareneingänge

Praxis:

Waren, die bei Lieferanten bestellt wurden, werden angeliefert.

Lösung:

Werden im Lager bestellte Waren angeliefert, müssen diese als Wareneingang verbucht werden. Somit werden Bestellungen zurückgemeldet und die Zubuchung auf das Lager durchgeführt. Um einen Überblick über alle Wareneingänge eines bestimmten Zeitraums zu erhalten, können Sie diese in einer Liste ausdrucken über Menü "Best" + "Berichte" + "Wareneingangslogbuch".

8.) Bereitstellung eingegangener Ware/Artikeletikettendruck

Praxis:

Eingegangene Ware kann auf die Aufträge zugeteilt bzw. bereitgestellt werden und wird mit Etiketten gekennzeichnet.

Lösung:

Gelieferte Ware kann auf die Kundenaufträge zugeteilt werden über das Programm "Bestellungen" + "Bereitstellung". Um Ware, die bereitgestellt wird, zu kennzeichnen, können Artikeletiketten gedruckt werden. Das Programm erreichen Sie über Menü "Bestellungen" + "Etiketten-Stapeldruck".

9.) Lieferungserfassung/Versand

Praxis:

Wenn ein Kundenauftrag zur Auslieferung kommt, wird dieser zunächst erfasst und anschließend versandbereit gemacht.

Lösung:

Dafür benötigen Sie das Programm "Fakt" + "Erfassung Lieferung". Für eine erfasste Lieferung kann eine Packliste ausgedruckt werden, die dann für den Versand die nötigen Informationen liefert. Die Versandabteilung verpackt die Ware und vermerkt auf der Packliste alle nötigen Informationen (Paket-Nr., Gewichte usw.), um den Lieferschein bzw. die Rechnung fertigzustellen. Weitere Papiere können ausgedruckt werden (z.B. Versandaufkleber, Ausfuhrerklärung).

10.) Sammelrechnungen

Praxis:

Sind schon mehrere Lieferungen für einen Kunden getätigt worden, können diese zusammengefasst und als Sammelrechnung erstellt werden.

Lösung:

Sammelrechnungen erzeugen Sie im Menü "Fakt" + "Sammelrechnung erzeugen". Hier werden pro Kunde alle bislang nicht fakturierten Lieferscheine zusammengefasst und die Lieferungen dann im Rechnungsdruckprogramm als Sammelrechnung ausgedruckt.

11.) Übergabe an Finanzbuchhaltung

Praxis:

Je nachdem, ob Sie Ihre Buchhaltung im Haus (KHK bzw. DATEV) oder über den Steuerberater (DATEV) abwickeln, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Lösung:

Einen Überblick über Ausgangsrechnungen und Buchungsprotokolle für einen bestimmten Zeitraum können Sie unter Menü "Fakt" + "Berichte" erhalten. Betriebe, die Ihre Buchhaltung nicht selbst erledigen, können eine DATEV-Diskette erstellen. Dies geschieht über das Menü "Fakt" + "DATEV-Schnittstelle" + "DATEV-Übernahme". Betriebe, die das KHK-Programm "KHK-Classic-Line Finanzbuchhaltung" im Einsatz haben, können die Buchungssätze per "Fakt" + "DATEV-/KHK-Schnittstelle" + "KHK-Übernahme" in die Buchhaltung übernehmen.

12.) Offene-Posten-Verwaltung (Mahnungen, Zahlungen)

Praxis:

Verfolgung von Zahlungseingängen und Mahnwesen.

Lösung:

Zahlungseingänge werden im Menü "Fakt" + "Offene-Posten-Verwaltung" festgehalten. Hier sind Kontrollen über bezahlte oder nicht vollständig bezahlte Rechnungen möglich. Rechnungen, die das Zahlungsziel überschritten haben, werden angemahnt und als Mahnungen ausgedruckt. Dies geschieht über Menü "Fakt" + "Offene-Posten-Verwaltung" + "Mahnungen drucken".

13.) Statistiken für Einkauf bzw. Verkauf

Praxis:

Umsatz-/Rohertrags-Kontrolle in gewissen Zeitabständen

Lösung:

Einkaufs- und Verkaufsstatistiken können Sie unter Menü "Statistiken" + "Einkaufs-Statistiken" bzw. "Verkaufs-Statistik" ausdrucken. Über eine Selektionsmaske können Sie entscheiden, ob die Statistiken nach Kunden, Artikeln oder Kundengruppen bzw. nach Lieferanten, Lieferanten-Artikeln oder Lieferantengruppen aufgelistet werden sollen. Auch Hitlisten oder die Übergabe von Zahlen an EXCEL sind möglich.

14.) Löschprogramme (jährlich)

Praxis:

Veraltete Angebote, die sich in Ihrem System befinden, sollten jährlich gelöscht werden; dasselbe gilt z.B. auch für bezahlte Rechnungen, erledigte Bestellungen usw.

Lösung:

Dies erreichen Sie unter den entsprechenden Programmen z.B.:

"Angebote" + "Löschen Angebot"

"Aufträge" + "Löschen Aufträge"

"Fakturierung" + "Löschen Rechnungen"

"Anfragen" + "Löschen Anfragen"

"Bestellung" + "Löschen Bestellungen" bzw. "Löschen Wareneingänge"

"Statistiken" + "Verkaufs-Statistik" bzw. "Einkaufs-Statistik" + "Statistik löschen"

"Lager" + "Historie löschen".

Bevor Sie den Löschvorgang starten, sollten Sie Ihre Angaben kontrollieren. Gelöschte Angebote, Rechnungen usw. sind UNWIEDERBRINGLICH verloren.

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